Documentalist MN A Vaarwegen Noord

Opdrachtomschrijving

De opdracht betreft het beheer en de archivering binnen het document management systeem voor het Cluster MN A‑Vaarwegen Noord (Rijkswaterstaat), voor 12–16 uur per week vanuit Lelystad. Je voert registratie, metadatering, ordening en classificatie (vertrouwelijkheid) uit en houdt het ordeningsplan en de high value lijsten actueel. Je verleent en intrekt autorisaties, onderhoudt de autorisatiematrix en maakt standaardweergaven en zoekvragen in het DMS. Daarnaast coach en instrueer je projectmedewerkers, verzorg je werkinstructies/handleidingen en zorgt je voor tijdige routing van post- en e-mailstukken. Je signaleert storingen en verbetervoorstellen aan Lokaal Functioneel Beheer en bereidt archiefoverdrachten naar DIM voor en voert deze uit.

Doel/resultaat

• Een ingericht projectarchief dat voldoet aan de afspraken met de opdrachtgever en de kwaliteitseisen van RWS (ordeningen, waarderen, selecteren, toepassen van metadata).
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, zoals autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en ordeningsstructuur.
• Projectmedewerkers die zelfstandig en adequaat hun taken rondom documentbeheer en archiefvorming uitvoeren.

Gevraagd profiel

• Taal: uitstekend Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
• Opleiding en ervaring: MBO+/HBO‑werk- en denkniveau met aantoonbare ervaring in documentbeheer/archivering binnen een DMS-omgeving; ervaring binnen RWS of overheidscontext is een pré.
• Vaktechnische kennis: kennis van metadata‑toepassing, ordeningsstructuren, waarderen/selecteren van dossiers, autorisatiematrices en archiefoverdracht (DIM).
• Praktische vaardigheden: ervaring met het verlenen/intrekken van autorisaties, maken van standaardweergaven/zoekopdrachten in een DMS en het muteren/ordenen van (sub)dossiers.
• Coachen en instrueren: ervaring met het opleiden en begeleiden van (project)medewerkers en het opstellen van werkinstructies en handleidingen.
• Competenties: nauwkeurig, organisatorisch sterk, proactief, communicatief vaardig en klantgericht; kan prioriteiten stellen en bewaakt kwaliteit en continuity van informatiehuishouding.
• Beschikbaarheid en locatie: 12–16 uur per week, inzetbaar voor werkzaamheden voor het Cluster MN A‑Vaarwegen Noord (Lelystad/regio IJsselmeergebied).

Eisen

• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

Wensen

• Kennis van en ervaring met onderhouds-projecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.

Competenties

• Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen)
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-om mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder: Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
• Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
• Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
• Nauwkeurigheid
• Omgevingsbewustzijn (Je weet wat er binnen de organisatie speelt)
• Pro-actieve instelling
• Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werken indelen en je deadlines zonder stress halen)
• Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit toe op je werk)
• Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt)