Documentalist -Oost-Nederland RvdR 2.0 Gelderse Poort

Beschrijving

Rijkswaterstaat zoekt een Documentalist voor het RvdR 2.0-project "Gelderse Poort" (locatie Arnhem, Eusebiusbuitensingel), 8 uur per week met mogelijke uitbreiding later.

De rol omvat het inrichten, onderhouden en overdragen van het projectarchief (digitaal en analoog) en het zorgen dat het archief voldoet aan de kwaliteitseisen van RWS (ordeningsstructuur, metadata, waarderen/selecteren).

Uitvoerende taken zijn onder meer post- en e-mailverwerking, beheer van SharePoint/Connect, autorisatiemanagement, maken van standaardweergaven/zoekvragen en het gereedmaken van het archief voor overdracht.

Daarnaast levert de documentalist advies en verbeterplannen (SMART) voor document- en informatiemanagement, coacht projectmedewerkers en bewaakt de kwaliteit van de informatiehuishouding.

Werkt zelfstandig onder verantwoordelijkheid van de Manager Projectbeheersing; resultaatverplichting gericht op een actueel, betrouwbaar en compleet projectarchief dat past binnen RWS-beleid.

Geroepen systemen en hulpmiddelen: MS Office, SharePoint (Provincie Gelderland) en Connect (RWS); hybride werken gedeeltelijk mogelijk.

Vereist profiel (Eisen)

• Meer dan 3 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren.
• Minimaal HBO denk- en werkniveau, met een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
• Aantoonbare ervaring met documentair informatiebeheer, dienstverlening en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.
• In staat zelfstandig werkinstructies, handreikingen en autorisatiematrices op te stellen en actueel te houden.
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden; didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers.
• Competenties: dienstverlenend en klantgericht, hands-on mentaliteit, analytisch vermogen, nauwkeurig, planmatig en zelfstandig werken.
• Beheersing van de Nederlandse taal is verplicht.

Wensen

• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, toepassingsmodel metadata).
• Ervaring met MS Office, SharePoint en bij voorkeur ervaring met Connect.
• Mate van voldoen aan de genoemde competenties (proactief, zelfontwikkeling, coachend vermogen).

Aanlever- en selectievoorwaarden

• Dien het CV in PDF aan, voorzien van voor- en achternaam en actuele woonplaats; vermeld in de motivatie het e-mailadres van de kandidaat.
• Geen foto’s of overige persoonsgegevens in CV; alleen bedrijfsnaam en logo toegestaan conform AVG.
• Aanbiedingen worden getoetst op eisen en wensen; ontbreken van een eis leidt tot uitsluiting.
• Fee-only constructies worden niet geaccepteerd; kandidaten boven het maximale tarief worden afgewezen.
• Leveranciers mogen maximaal 2 kandidaten aanmelden; bij meerdere aanmeldingen door één partij worden alle kandidaten afgewezen.
• Bij voortijdige beëindiging geldt minimaal 1 maand opzegtermijn.
• Let op: bij voldoende aanbod kan de rol eerder gesloten worden dan aangegeven; dien daarom tijdig geschikte kandidaten aan.

Eisen

• Meer dan 3 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
• Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde mboopleiding in het vakgebied van Informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen.
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.
• Het CV dient zowel de eisen als de wensen, inclusief de mate waarin hieraan wordt voldaan, expliciet te vermelden.
• Fee only constructie wordt niet geaccepteerd vanuit RWS.
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen.
• Het CV dient in PDF-formaat te worden aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam.
• Bij 'woonplaats' dient de actuele woonplaats van de kandidaat te worden ingevuld.
• Geen foto’s of persoonsgegevens, geen leveranciersgegevens; alleen bedrijfsnaam en logo toegestaan.
• Het e-mailadres van de kandidaat dient in de motivatie te worden vermeld.
• Het is niet toegestaan om boven het max tarief aan te bieden; kandidaten die boven het max tarief aangeboden worden zullen worden afgewezen.
• Leveranciers mogen slechts 2 kandidaten aanbieden; indien meer kandidaten worden aangeboden door één partij, zullen alle kandidaten worden afgewezen.
• Alleen kandidaten voorstellen die de Nederlandse taal beheersen.

Wensen

• Het is een pre als je kennis hebt van en ervaring hebt met (grootschalige) GWW-projecten.
• Bij voorkeur heb je kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Idealiter heb je kennis en ervaring met MS Office en SharePoint.
• De mate van het voldoen aan de genoemde competenties is een wens.