Documentalist -Programma Duurzame Infra

Vacature — Documentalist | Rijkswaterstaat (Utrecht) — Programma Duurzame Infra

Beschrijving

Als Documentalist bij Rijkswaterstaat ben je verantwoordelijk voor het beheer en de archivering van projectinformatie binnen het document management systeem (DMS) en werk je binnen de richtlijnen van het project. Je voert activiteiten uit zoals registreren, metadata toekennen, ordenen, waarderen en classificeren van documenten en dossiers. Je stelt en onderhoudt een actueel ordeningsplan, autorisatiematrix en werkinstructies en zorgt dat middelen voor documentbeheer up-to-date zijn.

Je autoriseert en instrueert (project)medewerkers, maakt standaardweergaven/zoekvragen in het DMS, en coacht medewerkers zodat zij hun taken rondom documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en correct uitvoeren. Je zorgt voor tijdige beschikbaarstelling en routering van informatie en meldt functionele wensen en storingen aan het Lokaal Functioneel Beheer (IV-B).

Belangrijke resultaten zijn een ingericht projectarchief dat voldoet aan RWS-kwaliteitseisen (ordeningsstructuur, metadata, waarderen/selecteren) en actuele middelen zoals autorisatiematrix, handleidingen en werkinstructies. De werkzaamheden worden uitgevoerd onder aansturing van de opdrachtgever en binnen projectkaders.

De positie vereist een hands-on, servicegerichte en proactieve instelling, met aandacht voor nauwkeurigheid, communicatie en didactische vaardigheden om gebruikers te instrueren en begeleiden. De voertaal is Nederlands; kandidaten dienen de Nederlandse taal goed te beheersen.

Let op: bij voldoende aanbod kan de rol eerder worden gesloten. Aanbiedingen moeten voldoen aan strikte voorwaarden (zie hieronder) anders volgt directe uitsluiting van deelname aan toekomstige RWS-aanvragen.

Gevraagd profiel (vereisten & wensen)

Vereisten (must):

• Minimaal HBO denk- en werkniveau met afgeronde MBO-opleiding in informatiemanagement of gelijkwaardig.
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren.
• Kennis en ervaring met (documentair) informatiebeheer, informatievoorziening en relevante ICT-middelen.
• Zelfstandig werkinstructies, handleidingen en werkwijzen kunnen opstellen en onderhouden.
• Sterke communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk), didactische vaardigheden, analytisch vermogen, klantgerichtheid, nauwkeurigheid, pro-activiteit, plannen & organiseren en zelfstandigheid.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal (spreken en schrijven).

Wensen (pré):

• Ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Ervaring met recordmanagement in M365 / SharePoint.
• Toetsbare mate van voldoen aan genoemde competenties en vaardigheden (op basis van cv, motivatie en eventueel gesprek).

Sollicitatie- en administratieve voorwaarden (verplicht):

• CV in PDF met voor- en achternaam, en actuele woonplaats; bij aanbieding ontvangt de klant deze gegevens.
• Vermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatie (zonder e-mail geen verwerking mogelijk).
• Geen foto’s of persoonsgegevens in strijd met AVG; alleen bedrijfsnaam en logo zijn toegestaan.
• Fee-only constructies worden niet geaccepteerd; boven maximaal tarief aanbieden is niet toegestaan.
• Opzegtermijn minimaal 1 maand bij voortijdige beëindiging.
• Elke leverancier mag maximaal 2 kandidaten aanbieden; bij overschrijding worden alle kandidaten afgewezen.
• Alle ingevulde kandidaatgegevens moeten correct zijn; onjuistheden kunnen tot uitsluiting leiden.

Locatie & overige

Standplaats: Utrecht. Opdrachtgever: Rijkswaterstaat (Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat). Duur: in het kader van Programma Duurzame Infra — Administratie / Documentbeheer binnen projectomgeving.

Eisen

• De kandidaat heeft minimaal HBO-denk- en werkniveau en een afgeronde MBO-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
• De kandidaat heeft meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren.
• De kandidaat heeft ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van relevante ICT-middelen.
• De kandidaat kan zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.
• De kandidaat beheerst de Nederlandse taal.

Wensen

• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.