Documentalist Programma Duurzame Infra

Opdrachtomschrijving

Je voert binnen de projectkaders het volledige beheer en de archivering in het document management systeem voor projectmedewerkers.

Dagelijkse taken omvatten registreren, metadateren, ordenen, waarderen, selecteren en classificeren van documenten en dossiers.

Je onderhoudt en actualiseert het ordeningsplan, autorisatiematrix en andere middelen zoals werkinstructies en standaardweergaven.

Een belangrijke taak is het instrueren en coachen van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij zelfstandig en conform RWS-kwaliteitseisen werken.

Je zorgt voor juiste verwerking (inkomend, intern, uitgaand), routering van documenten en meldt storingen of functionele wensen aan Lokaal Functioneel Beheer.

Uiteindelijk lever je een ingericht en actueel projectarchief op dat voldoet aan de afgesproken kwaliteitseisen van Rijkswaterstaat.

Vereist profiel

• Ervaring met een documentmanagementsysteem (DMS) en het toepassen van metadata, ordenings- en selectieregels.
• Bekend met opstellen en bijhouden van autorisatiematrices en het verlenen/intrekken van autorisaties.
• Sterke instructie- en coachingsvaardigheden; je kunt collega’s trainen zodat zij verantwoordelijkheden m.b.t. archiefvorming begrijpen en uitvoeren.
• Nauwkeurig, procesgericht en oplossingsgericht; je signaleert en rapporteert storingen en verbetervoorstellen aan LFB/IV-B.
• Kennis van of ervaring met Rijkswaterstaat-kwaliteitseisen en informatiehuishouding is een pré; HBO werk- en denkniveau.
• Goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands en bereidheid om samen te werken binnen regionale en landelijke RWS-organisatieonderdelen.

Organisatiegegevens

Opdrachtgever: Rijkswaterstaat — uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat.

Locatie: Utrecht

Functie: Documentalist, Programma Duurzame Infra

Duur: ADMINISTRATION

Eisen

• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening en het gebruik van relevante ICT-middelen.
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen kunnen opstellen.

Wensen

• Kennis van en ervaring met grootschalige GWW-projecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata.
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
• Mate waarin wordt voldaan aan de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of sollicitatiegesprek).

Competenties

• Analyseren en analytisch denkvermogen.
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling.
• Hands-on mentaliteit en oplossingsgerichtheid.
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder rapportages en didactische vaardigheden.
• Luisteren en de vraag achter de vraag kunnen achterhalen.
• Nauwkeurigheid.
• Omgevingsbewustzijn.
• Proactieve instelling.
• Plannen en organiseren.
• Zelfontwikkeling.
• Zelfstandigheid en initiatief.