Documentalist Programmateam beweegbare bruggen NN

Programmateam beweegbare bruggen — Samenvatting

Rijkswaterstaat start een programmatische aanpak voor bijna 200 beweegbare bruggen waarbij grote onderhouds- en vervangingsopgaven geconcentreerd en versneld worden opgepakt.

In plaats van per brug wordt documentmanagement nu ingericht op programma- en clusterniveau, binnen één uniforme omgeving en onder één contract.

De documentalist ondersteunt het beheer van het documentmanagementsysteem (DMS): registreren, metadateren, ordenen, archiveren en het actueel houden van het ordeningsplan en dossiers.

Een belangrijk onderdeel is het coachen en trainen van projectmedewerkers, het bewaken van autorisaties en het waarborgen van tijdige beschikbaarheid van informatie volgens RWS-kwaliteitseisen.

Daarnaast signaleer je verstoringen, werk je samen met Lokaal Functioneel Beheer (LFB), draag je verbetervoorstellen aan en zorg je voor actuele middelen zoals werkinstructies en dashboards.

Vereist profiel

Kerncompetenties en ervaring:

• Minimaal mbo+/hbo-niveau; aantoonbare ervaring als documentalist of informatiemanager binnen projecten of overheidsorganisaties.
• Ruime ervaring met documentmanagementsystemen (DMS), metadata-toepassing, ordeningsstructuren en archiefzorg (waarderen, selecteren en overbrengen).
• Kennis van autorisatiematrixen en ervaring met het toekennen, wijzigen en intrekken van rechten binnen een DMS.
• Sterke coachings- en instructievaardigheden: ervaring met inwerken, trainen en adviseren van projectmedewerkers bij documentbeheer en archiefvorming.
• Ervaring met het opzetten van standaardweergaven, dashboards en zoekopdrachten die aansluiten op gebruikersinformatiebehoeften.
• Hands-on, nauwkeurig en procesgericht; je signaleert verbeteringen en werkt praktisch mee aan optimalisatie van applicaties en werkprocessen.
• Communicatief vaardig en samenwerkingsgericht; ervaring met afstemming en escalatie richting Lokaal Functioneel Beheer en beheerorganisaties.
• Bij voorkeur kennis van of ervaring binnen Rijkswaterstaat/overheid en bekendheid met relevante wet- en regelgeving voor archivering.

Locatie: Leeuwarden. Functie: Documentalist, Programmateam beweegbare bruggen. Wij zoeken een enthousiaste professional die het documentmanagement binnen dit nieuwe programmatische raakvlak vormgeeft en versterkt.

Eisen

• Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring bij rijkswaterstaat met werken in een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

Wensen

• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
• De mate van het voldoen aan de genoemde competenties

Competenties

• Analytisch denkvermogen: je legt verbanden tussen informatie, processen en systemen.
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling: je ondersteunt gebruikers op een toegankelijke en oplossingsgerichte manier.
• Hands-on mentaliteit: je denkt in mogelijkheden en komt met praktische, werkbare oplossingen.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden, waaronder: o het opstellen van rapportages, instructies en hulpmiddelen; o het begeleiden en instrueren van gebruikers.
• Nauwkeurigheid: je werkt zorgvuldig en hebt oog voor detail.
• Proactieve houding: je signaleert kansen en verbeterpunten en handelt hiernaar.
• Plannen en organiseren: je organiseert je werk zelfstandig, stelt prioriteiten en haalt deadlines op een gestructureerde manier.
• Zelfontwikkeling: je leert van ervaringen en past nieuwe inzichten toe in je werk.
• Zelfstandigheid: je neemt initiatief, werkt zelfstandig en zoekt actief de samenwerking op wanneer dat nodig is.