Documentalist project Circulaire Werf Duivelseiland

Opdrachtomschrijving

Voor het project Circulaire Werf Duivelseiland zoekt Rijkswaterstaat een documentalist die het beheer van het projectarchief uitvoert binnen het documentmanagementsysteem.

De werkzaamheden omvatten registreren, metadateren, ordenen, classificeren (incl. vertrouwelijkheid), waarderen en selecteren van dossiers en documenten.

Het takenpakket omvat o.a. opstellen en actualiseren van de autorisatiematrix, verlenen/intrekken van autorisaties, maken van rechtengroepen en inrichten van werkomgevingen en datarooms.

Daarnaast geeft de documentalist instructies en trainingen aan (project)medewerkers, zorgt voor werkinstructies, handleidingen en het actueel houden van ordeningsstructuren en metadata.

Hij/zij coördineert documentmigraties, mutaties en reviewprocessen in nauwe samenwerking met contractmanagement en IPM-rolhouders, en meldt storingen/verbeterwensen aan Lokaal Functioneel Beheer (IV-B).

Het beoogde resultaat is een ingericht en kwaliteitswaarborgd projectarchief dat voldoet aan de door RWS gestelde eisen met actuele middelen voor documentbeheer en archivering.

Vereist profiel

• Minimaal mbo+/hbo werk- en denkniveau; opleiding in informatiemanagement, archiefbeheer of vergelijkbaar is een pré.
• Aantoonbare ervaring met documentmanagementsystemen (DMS), metadata, autorisatiematrices en digitaal archiefbeheer.
• Kennis van ordening, waarderen en selecteren van dossiers, en ervaring met vertrouwelijkheidsclassificatie.
• Ervaring met gebruikersbeheer: verlenen/intrekken van rechten, opzetten van rechtengroepen en inrichten van werkomgevingen/datarooms.
• Sterke communicatieve vaardigheden en ervaring met het geven van instructies/trainingen aan (project)medewerkers.
• Ervaring met inhoudelijke migratie van documenten, metadata-mapping en het indienen van functionele wensen richting LFB/IV-B.
• Proactieve, nauwkeurige en discrete houding; goed kunnen samenwerken met contractmanagement en IPM-rolhouders.
• Kennis van of ervaring binnen Rijkswaterstaat-processen en kwaliteitseisen is een pré.

Eisen

• Minimaal HBO denk-en werkniveau met een afgerondeMbo-opleidingin het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
• De kandidaat isbereid omde dinsdagen/of woensdag op locatie te werken, ook als de locatie lastig bereikbaar is met het openbaar vervoer. De belangrijkste locatie is op dit moment RWS kantoor Westraven, in de toekomst mogelijk een kantoor te Rotterdam en/of de bouwkeet op Duivelseiland in Dordrecht.
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
• Ervaring met het zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

Wensen

• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare kennis van en ervaring met rijk infrastructurele projecten.
• De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het werken bij Rijkswaterstaat of vergelijkbare opdrachtgevers (zoals Rijksoverheid, ProRail).
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
• De mate van het voldoen aan de genoemde competenties

Competenties

• analytisch denkvermogen; verbanden kunnen leggen
• dienstverlenende en klantgerichte instelling
• hands-on mentaliteit
• goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:
  • rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
  • didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
  • luisteren; de vraag achter de vraag kunnen achterhalen
  • nauwkeurigheid
  • omgevingsbewustzijn; je weet wat er binnen de organisatie speelt
  • proactieve instelling
  • plannen en organiseren; je kan op een zelfstandige manier je eigen werken indelen en je deadlines zonder stress halen
  • zelfontwikkeling; je leert van je omgeving en van situaties, en past dit toe op je werk
  • zelfstandigheid; je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt.