Documentalist Van Brienenoordbrug VBB

Opdrachtomschrijving

Je bent verantwoordelijk voor het beheer en de bewaking van het digitale projectarchief en documentbeheer binnen het VBB-project, inclusief alle daarvoor gebruikte systemen.

Je voert registreren, metadateren, ordenen, waarderen en selecteren uit en zorgt voor een heldere ordeningsstructuur en actuele beheerafspraken.

Je begeleidt en coacht projectmedewerkers, geeft functionele ondersteuning en trainingen, en neemt waar nodig taken over bij afwezigheid of vertrek.

Je beheert en optimaliseert de SharePoint Online-omgeving (SPO) functioneel en visueel, behandelt meldingen en verbetervoorstellen en ondersteunt bij Woo-verzoeken en overdrachtsprocessen.

Je bewaakt continu de kwaliteit en overdraagbaarheid van het archief (PDCA), monitort opslagcapaciteit, initieert maatregelen en rapporteert via dashboards en voortgangsoverleggen.

Vereist profiel

Minimaal HBO-denk- en werkniveau met een afgeronde MBO-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding. Meer dan 2 jaar aantoonbare ervaring met een DMS en digitaal archiveren, bij voorkeur in SharePoint Online.

• Ruime ervaring met documentair informatiebeheer, metadata-toepassing en DIM-gerelateerde ICT-middelen (met name SharePoint).
• Vaardig in het opstellen van beheerdocumenten: autorisatiematrix, werkafspraken, instructies, ordeningsstructuur en overdrachtsplan.
• Ervaring met het geven van trainingen en het voorbereiden van cursusmateriaal (presentaties, instructies, werkafspraken).
• Bekendheid met relevante kaders en wetgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR en Toepassingsmodel metadata) is wenselijk.
• Competenties: analytisch en nauwkeurig, klantgericht, hands-on mentaliteit, proactief, overtuigingskracht, zelfstandigheid en gestructureerd werken.
• Sterke mondelinge en schriftelijke communicatie- en didactische vaardigheden; luistervaardigheid en omgevingsbewustzijn.
• Ervaring met grootschalige infrastructurele projecten en werken binnen een overheidsomgeving is een pré.
• Standplaats: Rotterdam (10 minuten lopen vanaf Rotterdam Alexander).

Eisen

• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een DMS en op het vakgebied van digitaal archiveren.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen, waaronder met name SharePoint.
• Zelfstandig trainingen kunnen geven en het daarvoor benodigde materiaal (presentaties, werkafspraken, instructies) kunnen opstellen.

Wensen

• De mate van aantoonbare ervaring met documentbeheer specifiek in SharePoint Online.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• De mate van het voldoen aan de genoemde competenties
• Kennis van en ervaring met (grootschalige) infrastructurele projecten.
• Kennis van en ervaring met werken in een overheidsinstelling

Competenties

• Analyseren/analytisch denkvermogen
• Dienstverlenende/klantgerichte instelling
• Hands-om mentaliteit
• Proactiviteit
• Overtuigingskracht
• Zelfstandigheid en gestructureerd werken
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden
• Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
• Luisteren
• Nauwkeurigheid en oog voor detail
• Omgevingsbewustzijn
• Zelfontwikkeling/continu leren