Documentalist -Veilingbureau NOVA

Omschrijving

Voor Rijkswaterstaat in Den Bosch zoeken wij een Documentalist voor een hybride functie met regelmatige aanwezigheid op de projectlocatie in Den Bosch.

De Documentalist beheert en bewaakt de archivering in het DMS: registreren, metadata toekennen, ordenen, waarderen, selecteren en classificeren van documenten conform geldende kaders.

Belangrijke taken zijn het actueel houden van het ordeningsplan, opstellen en onderhouden van autorisatiematrices, verlenen/intrekken van autorisaties en het maken van standaardweergaven/zoekvragen in het DMS.

De rol omvat ook instrueren en coachen van (project)medewerkers, het zorgen voor benodigde middelen, het tijdig routeren van informatie en het melden van storingen en verbeterwensen aan Lokaal Functioneel Beheer.

Opgeleverd resultaat: een ingericht en WOO-bestendig projectarchief dat voldoet aan RWS-kwaliteitsnormen en met actuele middelen (autorisa­tiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).

Vereist profiel

• Minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met Document Management Systemen (DMS) en digitaal archiveren.
• Kennis en ervaring met documentair informatiebeheer en DIM-gerelateerde ICT-middelen; ervaring met opstellen van werkinstructies en handreikingen.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden; didactische vaardigheden om gebruikers te instrueren en te begeleiden.
• Essentiële competenties: analytisch vermogen, klantgerichte en dienstverlenende houding, hands-on mentaliteit, luistervaardigheid, nauwkeurigheid, omgevingsbewustzijn, pro‑actieve instelling, plannen & organiseren, zelfstandigheid en focus op zelfontwikkeling.
• Vloeiend Nederlands; bereidheid tot regelmatige aanwezigheid op locatie in Den Bosch.

Eisen

• Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde mbo-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen.
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.
• Bij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam.
• Bij 'woonplaats' dient de actuele woonplaats van de kandidaat te worden ingevuld.
• Geen foto’s of persoonsgegevens, geen leveranciersgegevens; alleen bedrijfsnaam en logo toegestaan.
• Vermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatie.
• Het is niet toegestaan om boven het max tarief aan te bieden.
• Leveranciers mogen slechts 2 kandidaten aanbieden.
• Graag alleen kandidaten voorstellen die de Nederlandse taal beheersen.
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen.

Wensen

• Het is een pre als kandidaten kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten hebben.
• Bij voorkeur hebben kandidaten kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Idealiter heeft de kandidaat ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
• De mate van het voldoen aan de genoemde competenties is een wens.