Documentalist Veilingbureau NOVA

Opdrachtomschrijving

Je beheert en onderhoudt het digitaal projectarchief in het documentmanagementsysteem namens projectmedewerkers, conform de project- en RWS-richtlijnen.
Dit omvat registreren, metadata toekennen, ordenen, classificeren (inclusief vertrouwelijkheidsniveau) en het actueel houden van documenten en (sub)dossiers.
Je stelt en onderhoudt een ordeningsplan, autorisatiematrix en werkinstructies, verleent en intrekt autorisaties en maakt standaardweergaven/zoekvragen voor gebruikers.
Je coacht en instrueert (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij hun documentbeheer- en archiveringsverplichtingen zelfstandig en conform kwaliteitseisen uitvoeren.
Je signaleert en meldt storingen aan Lokaal Functioneel Beheer, doet voorstellen voor functionele verbeteringen en zorgt voor tijdige beschikbaarheid en routering van juiste informatie naar de juiste personen.

Vereist profiel

• Opleiding: MBO/HBO niveau richting informatiemanagement, archiefkunde, documentbeheer of vergelijkbaar.
• Ervaring: aantoonbare ervaring met documentmanagementsystemen (DMS) en met taken zoals ordenen, metadata-toekenning, waarderen en selecteren van dossiers.
• Vaardigheden: kennis van autorisatiematrices, gebruikersautorisaties beheren, maken van standaardweergaven/zoekvragen en het opstellen van werkinstructies en handleidingen.
• Competenties: coachend en instruerend vermogen, nauwkeurig, zelfstandig werken, goede communicatieve vaardigheden (Nederlands) en affiniteit met informatiebeveiliging en vertrouwelijkheid.
• Kennis van processen: bekendheid met RWS-kwaliteitseisen, WOO-bestendigheid van archieven en het melden/afhandelen van LFB-processen en functionele wensen.
• Praktisch: in staat om verbeterpunten te signaleren en te rapporteren, trainingen te geven en middelen voor documentbeheer actueel te houden; bij voorkeur ervaring binnen gemeentelijke of RWS-achtige organisaties.

Eisen

• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

Wensen

• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.

Competenties

• Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen)
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-om mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder: Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
• Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
• Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
• Nauwkeurigheid
• Omgevingsbewustzijn (Je weet wat er binnen de organisatie speelt)
• Pro-actieve instelling
• Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werken indelen en je deadlines zonder stress halen)
• Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit toe op je werk)
• Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt)