Domein Secretaresse Samenleving

Beschrijving

Als domeinsecretaresse binnen Domein Samenleving ondersteun je afdelingshoofden en teammanagers bij een breed pakket aan secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden.

Je werkt in een dynamische omgeving met veel verschillende onderwerpen en prioriteiten, waarbij een gezamenlijke mailbox en spoedeisende verzoeken veelvuldig voorkomen.

Belangrijke taken zijn agendabeheer, voorbereiding en organisatie van overleggen, notuleren, bewaken van acties en termijnen, verwerking van correspondentie en ondersteuning bij bestuurs- en portefeuillehoudersoverleggen (o.a. iBabs).

Je bent onderdeel van een klein, ervaren secretariaat (drie domeinsecretaresses + vaste secretaresse Vrije Tijd) dat elkaar ondersteunt en zorgt voor continuïteit in de ondersteuning van het management.

Werkplek is hoofdzakelijk Stadhuis Zoetermeer; 32–36 uur per week, werkdagen minimaal maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag (bij 4x9 is woensdag vrij). Integriteit, discretie en zorgvuldigheid zijn essentieel vanwege vertrouwelijke informatie en bestuurlijke processen.

Vereist profiel

• Ervaring als secretaresse of vergelijkbare functie binnen een bestuurlijke/organisatorische omgeving.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden, overzicht houden en snel kunnen schakelen tussen verschillende werkzaamheden en gesprekspartners.
• Accuraat, betrouwbaar en discreet bij omgang met vertrouwelijke informatie; hoge mate van integriteit.
• Sterke communicatieve vaardigheden (schriftelijk en mondeling) en goede beheersing van het Nederlands.
• Ervaring met agendabeheer, notuleren, het voorbereiden van overleggen en het bewaken van acties en termijnen.
• Ervaring met digitale Werkprocessen en vergaderplatforms (bij voorkeur iBabs), e-mailbeheer en gangbare kantoorsoftware (Office).
• Teamspeler: afstemming met collega-domeinsecretaresses en samenwerking binnen het secretariaat is cruciaal.
• Zelfstandige prioriteitensteller met proactieve houding: signaleert wat nodig is en zet informatie op de juiste plek.
• Beschikbaarheid circa 32–36 uur per week en aanwezigheid op de benodigde werkdagen in Stadhuis Zoetermeer (in overleg is thuiswerken mogelijk).

Eisen

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• De gemeente vraagt van de opdrachtnemer bij het contract onder leiding en toezicht dat zij gebruikmaken van een G-rekening; dit dient op het moment van inschrijving ingeregeld te staan in het leveranciersaccount of in het cv benoemd te staan. Indien de inschrijver op grond van wet- of regelgeving of een geldige vrijstelling niet verplicht is gebruik te maken van een G-rekening, volstaat de inschrijver met het overleggen van passende en verifieerbare documenten waaruit deze uitzondering blijkt.
• De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever; dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende partij.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuurssecretaresse en/of secretaresse.
• Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden en organiseren van overleggen, waaronder het opstellen en verspreiden van agenda’s en vergaderstukken, notuleren en het bewaken van acties, afspraken en termijnen.
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft 365, waaronder in ieder geval Outlook, Word en Teams.
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in de richting van secretariële ondersteuning, managementsupport of vergelijkbaar.
• Beheersing van de Nederlandse taal op minimaal C1-niveau.

Wensen

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse, managementassistent en/of vergelijkbare secretarieel ondersteunende functie, waarbij gelijktijdig meerdere leidinggevenden werden ondersteund.
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse, managementassistent en/of vergelijkbare ondersteunende functie binnen een gemeente, andere overheidsorganisatie of politiek-bestuurlijke omgeving.
• Aantoonbare werkervaring met administratieve en/of bestuurlijke procesbewaking en daarbij gebruikte digitale systemen, waaronder iBabs en/of een vergelijkbaar digitaal vergader- of besluitvormingssysteem.
• Aantoonbare werkervaring met het beheren van een centrale werkvoorraad van het secretariaat, waarbij zelfstandig reguliere en spoedeisende verzoeken werden geprioriteerd, uitgezet en de opvolging bewaakt.

Competenties

• Plannen en organiseren. Houdt overzicht over meerdere werkzaamheden, organiseert efficiënt en bewaakt afspraken, acties en deadlines.
• Prioriteiten stellen. Schat goed in wat urgent is, schakelt snel bij spoedverzoeken en weet hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden.
• Zelfstandigheid en initiatief. Werkt proactief, denkt vooruit en signaleert tijdig wat nodig is zonder voortdurende aansturing.
• Nauwkeurig en zorgvuldig werken. Werkt accuraat en zorgt voor een correcte en tijdige verwerking van afspraken, vergaderstukken en administratieve gegevens.
• Communicatieve vaardigheid. Communiceert helder en professioneel en stemt gemakkelijk af met leidinggevenden.