Domeinsecretaris

Samenvatting

De gemeente Zoetermeer zoekt een domeinsecretaris binnen het team Bestuursondersteuning, ter ondersteuning van de concerndirecteur en het managementteam.

De rol richt zich op strategische en bestuurlijke ondersteuning: voorbereiding en bewaking van besluitvorming richting college, raad en directie, en signaleren van relevante ontwikkelingen.

De secretaris fungeert als verbindende schakel tussen directie, bestuurssecretariaat, management, programmateams en externe stakeholders, en organiseert integrale samenwerking.

Belangrijke taken zijn regie op planning & control, bewaken van voortgang en kwaliteit van bestuurlijke stukken, en samenhang tussen inhoud, financiën en capaciteit.

De functie vereist bestuurlijke sensitiviteit, sturing op complexe dossiers en veranderopgaven, en deelname aan reguliere werkoverleggen binnen de organisatie (inclusief verantwoording aan opdrachtgever).

Vereist profiel

• HBO/WO werk- en denkniveau, bij voorkeur met ervaring in de publieke sector of gemeentelijke organisatie.
• Aantoonbare ervaring als secretaris of regisseur op het snijvlak van bestuur en ambtelijke organisatie.
• Sterke bestuurlijke sensitiviteit en politieke gevoeligheid; kan bestuurlijke verhoudingen aanvoelen en handelen.
• Ervaring met planning & control, proces- en dossierregie, en het bewaken van kwaliteit en voortgang van bestuurlijke stukken.
• Uitstekende communicatieve en verbindende vaardigheden; ervaring in stakeholdermanagement en samenwerking met verbonden partijen.
• Analytisch vermogen, integraal inzicht in inhoud, financiën en capaciteit, en ervaring met advisering aan directie/MT.
• Proactieve, resultaatgerichte en flexibele werkhouding; organisatorisch sterk en vaardig in prioriteren en implementeren van verbeteringen.
• Bereidheid tot werken op locatie Zoetermeer en deelname aan reguliere werkoverleggen binnen de opdrachtgeverorganisatie.

Eisen

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• De gemeente vraagt van de opdrachtnemer bij het contract onder leiding en toezicht dat ze gebruik maken van een G-rekening. Dit dient op het moment van inschrijving ingeregeld te staan in het leveranciersaccount of in het cv benoemd staan. Indien de inschrijver op grond van wet- of regelgeving of een geldige vrijstelling niet verplicht is gebruik te maken van een G rekening, volstaat de inschrijver met het overleggen van passende en verifieerbare documenten waaruit deze uitzondering blijkt.
• De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever (dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende partij).
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris binnen een gemeentelijke organisatie.
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau.
• Uiterlijk beschikbaar per september 2026 voor 36 uur per week.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring als secretaris binnen een 100.000+ gemeente.
• Aantoonbare werkervaring met besluitvormingsprocessen binnen een gemeente.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar bij een gemeente of overheidsinstelling, in de rol van secretaris of directie/MT adviseur.
• Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden, coördineren én bewaken van bestuurlijke besluitvorming.
• Aantoonbare werkervaring met het notuleren van vergaderingen, opstellen en bijhouden van een actielijst en het bewaken dat acties worden uitgevoerd.

Competenties

• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit.
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Resultaatgericht.
• Uitstekende adviesvaardigheden op strategisch niveau.
• Verbindend.