Herhaalde uitvraag: Documentalist Gelderse Poort Arnhem

Opdrachtomschrijving - Samenvatting

De documentalist voor het project Gelderse Poort is verantwoordelijk voor het inrichten, beheren en overdragen van een projectarchief dat voldoet aan de kaders van Rijkswaterstaat (RWS). De werkzaamheden omvatten zowel digitaal als analoog documentbeheer: post- en e-mailverwerking, ordening, waardering, metadata-toepassing en opslag in DMS/SharePoint en later CONNECT. Er wordt een werkwijze document- en informatiemanagement opgesteld en periodiek geactualiseerd, inclusief autorisatiematrix en standaardweergaven/zoekvragen. De rol omvat coaching en instructie van projectmedewerkers, faciliteren van uitwisseling tijdens aanbesteding en het rapporteren van verbetervoorstellen aan Lokaal Functioneel Beheer. Ten slotte levert de documentalist SMART-adviezen en (indien nodig) verbeter- of programmaplannen om een duurzaam, overzichtelijk en betrouwbaar archief te realiseren.

• Zorgen voor tijdige beschikbaarheid van juiste informatie voor betrokkenen en de Manager Projectbeheersing.
• Beheren en ordenen van digitale en papieren archieven volgens RWS-eisen (ordeningsstructuur, selecteren, metadata).
• Uitvoeren van autorisatiebeheer, maken van werkinstructies en handleidingen en het instrueren van nieuwe gebruikers.
• Signaleren en melden van storingen en functionele wensen aan IV-B/LFB en het doorvoeren van procesverbeteringen.
• Periodieke kwaliteitscontroles van het projectarchief en het uitbrengen van SMART-adviezen en verbeterplannen.

Vereist profiel

• Ervaring: Minimaal 3 jaar aantoonbare praktijkervaring met Document Management Systemen en digitaal archiveren.
• Opleiding: HBO denk- en werkniveau en afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of gelijkwaardig.
• Kennis en vaardigheden: Bekend met documentair informatiebeheer, metadata-toepassing, ordenen en selecteren; ervaring met MS Office en SharePoint (Provincie SharePoint en RWS Connect gewenst).
• Technisch/ICT: Ervaring met DMS-configuratie, autorisatiematrices, standaardweergaven/zoekopdrachten en melden van functionele wensen aan LFB/IV-B.
• Competenties: Dienstverlenend en klantgericht; hands-on en oplossingsgericht; analytisch en nauwkeurig; goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden; didactische vaardigheden voor instructie en begeleiding.
• Persoonlijkheidskenmerken: Proactief, zelfstandig, leergierig, organisatorisch sterk en in staat om prioriteiten te stellen en deadlines te halen zonder begeleiding.
• Wensen (pré): Kennis van GWW-projecten, relevante wet- en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR), ervaring met grootschalige projectarchivering en CONNECT-implementatie.
• Werklocatie: Kantoor Arnhem (Eusebiusbuitensingel) met gedeeltelijk thuiswerken mogelijk.

Eisen

• Meer dan 3 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
• Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde mbo opleiding in het vakgebied van Informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen.
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

Wensen

• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Kennis en ervaring met MS Office en SharePoint
• De mate van het voldoen aam de genoemde competenties

Competenties

• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-on mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)
• Analyseren/analytisch vermogen (verbanden kunnen leggen)
• Nauwkeurig werken
• Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
• Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werk indelen en je deadlines zonder stress halen)
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder: o Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen; o Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
• Proactieve instelling
• Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit toe op je werk)
• Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt).