Samenvatting

De professional wordt ingezet binnen het secretariaat ter ondersteuning van directeuren, afdelingshoofden en teammanagers.
De werkzaamheden omvatten complex agendabeheer, mailboxbeheer en het prioriteren van afspraken en taken.
Het organiseren, voorbereiden en faciliteren van overleggen en bijeenkomsten, inclusief reserveren van vergaderruimten en verzorgen van faciliteiten, behoort tot de taken.
Daarnaast behoren het afhandelen van inkomende en uitgaande post, telefoonverkeer en overige administratieve werkzaamheden tot het takenpakket, met een proactieve ontzorgende rol richting leidinggevenden.
De professional bewaakt de werkvoorraad en voortgang van reguliere secretariële processen en levert een bijdrage aan gemeentebrede en organisatiebrede werkzaamheden, in nauwe samenwerking met collega’s en onder leiding van de opdrachtgever.

Vereist profiel

MBO+/HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting.
Aantoonbare ervaring met complex agendabeheer, mailboxbeheer en het organiseren van bijeenkomsten en overleggen.
Uitstekende communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk), representatief en klantgericht.
Goede digitale vaardigheden: MS Office, agenda- en secretariaatssystemen; snel nieuwe systemen eigen maken.
Proactief, nauwkeurig, flexibel en stressbestendig; sterke prioriterings- en organisatorische vaardigheden.
Teamspeler met goede samenwerkingsvaardigheden en sensitiviteit voor bestuurlijke verhoudingen binnen een gemeente.
Beschikbaar voor inzet in Westland (Zuid-Holland) en bereid om werkzaamheden uit te voeren binnen de reguliere bedrijfsvoering van de gemeente.

Functiegegevens

Opdrachtgever: Gemeente Westland
Locatie: Westland, Zuid-Holland
Functie: Management Assistent / Administratieve steun binnen het secretariaat

Eisen

Uurtarief maximaal 66,75 (schaal 7) exclusief BTW inclusief reiskosten woon-werk en fee Flextender.
Een aantoonbaar afgeronde opleiding mbo niveau 4 in een secretariële richting.
Aantoonbaar verantwoordelijk geweest voor het organiseren, voorbereiden en faciliteren van vergaderingen, overleggen en bijeenkomsten, inclusief verslaglegging, reserveringen en afstemming met deelnemers.
Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse of bestuurssecretaresse.
Aantoonbare werkervaring met het zelfstandig beheren van complexe agenda's en mailboxen van meerdere leidinggevenden binnen een dynamische organisatieomgeving.

Wensen

Uiterlijk beschikbaar per 24 augustus 2026 voor gemiddeld 24 uur per week.
Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer en ondersteuning van meerdere managers, directieleden of bestuurders tegelijkertijd.
Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse of bestuurssecretaresse binnen een gemeentelijke, (semi)overheids- of politiek-bestuurlijke organisatie.
Aantoonbare werkervaring binnen een secretariaat waarbij sprake was van onderlinge vervanging, gezamenlijke werkvoorraad en samenwerking ten behoeve van de continuïteit van de dienstverlening.
Minimaal 8 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse of bestuurssecretaresse binnen een complexe organisatie.

Competenties

Klantgericht.
Proactief.
Nauwkeurig.
Organisatiesensitief.
Stressbestendig.
Communicatief vaardig.
Zelfstandig.
Teamspeler.
Flexibel.
Integer.
Sterk in plannen.
Sterk in organiseren.