Managementassistent - cluster DV

Functieomschrijving

Je ondersteunt twee afdelingsmanagers op secretarieel, organisatorisch, facilitair en administratief gebied en draagt bij aan het verloop van het Management Team.
Je beheert en prioriteert complexe agenda’s, plant vergaderingen, ontvangt externe bezoekers en bereidt stukken voor.
Je zorgt voor verslaglegging en actielijsten waar nodig, pakt proactief taken uit mailboxen op en ondertekent vooraf afgesproken stukken namens de managers.
Je regelt bestel- en factuurprocessen, bestelt geschenken en coördineert jaarbonaanvragen in overleg met managers en teamleiders.
Daarnaast faciliteer je ketensessies, organiseer je werkbezoeken en bijeenkomsten inclusief locaties en catering, en draag je bij aan de kwaliteit en continuïteit van het secretariaat.

Vereist profiel

Je hebt een proactieve en ondernemende houding, bent accuraat, planmatig en resultaatgericht en schakelt flexibel tussen taken.
Je werkt goed samen, kunt verbindingen leggen tussen mensen en belangen en bent omgevingsbewust binnen een dynamische organisatie.
Je leert snel verschillende gemeentelijke systemen eigen maken en signaleert verbeterpunten in processen, waarbij je praktisch uitvoerbare oplossingen aandraagt.
Communicatief ben je sterk en beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk; discretie en betrouwbaarheid zijn vanzelfsprekend.
Affiniteit met secretariële, facilitaire en administratieve werkzaamheden en ervaring met agendabeheer, verslaglegging en procesondersteuning is gewenst.

Locatie en functie

Wilhelminakade 179, De Rotterdam — Gemeente Rotterdam
Functietitel: Managementassistent - cluster DV ADMINISTRATION

Eisen

• - Je beschikt over minimaal een afgeronde mbo-niveau 4 opleiding;
• - Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring als Managementassistent, opgedaan in de afgelopen 4 jaar;
• - Je hebt werkervaring met de MS Office programma’s Outlook en MS Teams;
• - Je hebt werkervaring met notuleren en agendabeheer voor een afdelingshoofd of vergelijkbaar. Dit kun je aantonen op je cv.

Wensen

• Je hebt werkervaring met het invoeren van bestellingen in Oracle Fusion;
• Je hebt werkervaring als Managementassistent bij een overheidsorganisatie;
• Je hebt een afgeronde opleiding Management Assistent of Office & Management Support Specialist;
• Je hebt werkervaring met een digitaal archiveringsysteem.