Managementassistent - Cluster Maatschappelijke Ontwikkeling

Korte beschrijving

De managementassistent ondersteunt de afdeling en het afdelingshoofd bij facilitaire en administratieve zaken en verzorgt representatieve activiteiten voor teams en medewerkers.

Je plant en faciliteert vergaderingen en afdelingsbijeenkomsten, bereidt vergaderingen voor en notuleert, inclusief het verzamelen van benodigde gegevens.

Je beheert agenda’s van teamleiders, boekt ruimtes, coördineert/mailt naar externe partijen (zoals huisartsen) en bewaakt de procedurele uitvoering van afspraken.

Je pakt diverse administratieve taken op en zorgt voor correcte inkomende en uitgaande correspondentie en mailings voor de afdeling.

Je werkt veelal zelfstandig, bepaalt prioriteiten en aanpak, en bent volledig thuis in digitaal vergaderen met MS Teams; proactief en representatief optreden is essentieel.

Vereist profiel

• Zelfstandig, proactief en stelt prioriteiten op basis van eigen inzicht; neemt verantwoordelijkheid voor uitvoering en kwaliteit.
• Ervaring met agendabeheer, notuleren, administratieve afhandeling en het organiseren van bijeenkomsten (zowel fysiek als digitaal met MS Teams).
• Resultaatgericht, dienstverlenend en stressbestendig; behoudt overzicht en levert onder hoge werkdruk consistent goede prestaties.
• Sterke mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden; integer, opmerkzaam en oplossingsgericht.
• Vaardig in coördinatie van mailings en externe communicatie richting zorgprofessionals; representatieve houding richting interne en externe partners.
• Bereidheid om te werken op locatie: Zalmstraat 7, Rotterdam (Gemeente Rotterdam).

Functie: Managementassistent - Cluster Maatschappelijke Ontwikkeling

Eisen

• Minimaal 2 jaar werkervaring als managementassistent en/of officemanager opgedaan in het afgelopen vier jaar;
• Je hebt ervaring in het ondersteunen (denk aan agendabeheer) van een managementteam;
• Je bent bekend met Microsoft Office en bijhorende online tools zoals MS Teams.

Wensen

• Je hebt werkervaring als managementassistent binnen één van de 25 GGD regio’s;
• Je hebt werkervaring als managementassistent binnen één van de 4G-Gemeenten en weet je hoe je als managementassistent je weg vindt binnen een complexe, politiek-bestuurlijke organisatie;
• Je hebt aantoonbare werkervaring binnen of met het domein van infectieziektenbestrijding publieke gezondheid en/of paraatheid en begrijpt het belang van nauwkeurigheid en vertrouwelijkheid in dit werkveld.