Managementassistent - cluster SO
Gemeente Rotterdam
Functieomschrijving
Je komt te werken op de afdeling Gebiedsontwikkeling, een hecht team van ongeveer 35 fte verdeeld over twee teams, met een informele en professionele werksfeer.
Deze tijdelijke functie is ontstaan vanwege zwangerschapsverlof en betreft ondersteuning van drie Gebiedsontwikkelaars, het afdelingshoofd en de teamleider.
Je takenpakket omvat complex agendabeheer, het plannen van afspraken en vergaderruimtes, aanmelden van bezoekers en telefonische afhandeling.
Daarnaast faciliteer je bijeenkomsten zoals workshops, ondersteun je projecten gericht op de organisatie van de afdeling en verzorg je diverse administratieve taken zoals bestellingen en actielijsten.
Je werkt nauw samen met vijf managementassistenten en draagt bij aan de organisatorische continuïteit en professionaliteit van de afdeling.
Vereist profiel
Je bent flexibel, schakelt snel en kunt je snel thuis voelen in een gemeentelijke organisatie.
Servicegerichtheid staat bij jou hoog in het vaandel; je werkt resultaatgericht, nauwkeurig en bent stressbestendig.
Je hebt een proactieve houding, pakt zaken zelfstandig aan en kunt meerdere prioriteiten in goede banen leiden.
Je bent communicatief sterk en beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.
Ervaring met complex agendabeheer, organisatie van bijeenkomsten en basisadministratie (zoals bestellingen en actielijsten) is gewenst; discretie en samenwerking met meerdere managers zijn cruciaal.
Organisatie en locatie
Gemeente Rotterdam — Wilhelminakade 179 (de Rotterdam)
Functietitel: Managementassistent - cluster SO ADMINISTRATION
Eisen
- Je hebt minimaal een mbo-4 opleiding afgerond;
- Je hebt werkervaring met Outlook, MS Teams en Excel;
- Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als managementassistent, opgedaan in de afgelopen 5 jaar.
- Je hebt werkervaring met het beheer van meerdere agenda’s tegelijk. Blijkend uit werkervaring in het cv.
Wensen
- Je hebt een Hbo-opleiding afgerond;
- Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als ondersteuner bij een overheidsorganisatie of een bedrijf;
- Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring als managementassistent, opgedaan in de afgelopen 7 jaar.