Managementassistent college van Gedeputeerde staten

Functieomschrijving

Als managementassistent van een bestuurder ben je de verbindende schakel tussen bestuurder, collega’s en externe contacten.
Je voert regie op de agenda van de bestuurder, plant en bewaakt afspraken, regelt vervoer en verzorgt de e-mailcorrespondentie in Outlook en iBabs.
Je organiseert vergaderingen en telefonische conferenties, regelt vergaderzalen en faciliteiten en zorgt dat de bestuurder tijdig over alle noodzakelijke stukken beschikt.
Je verwerkt bestuurlijke uitnodigingen en collegebesluiten, houdt declaraties bij en signaleert en lost knelpunten proactief op.
Je werkt intensief samen met communicatieadviseur en bestuursadviseur binnen een team van circa 10 collega’s; er is wekelijks team- en portefeuilleoverleg en maandelijks werkoverleg.
De werkzaamheden zijn structureel ingebed in de afdeling Bestuursondersteuning (Ondersteuning Bestuur en Directie) en dragen bij aan continuïteit en kennisborging binnen de organisatie.

Vereist profiel

• Dienstverlenend, klantvriendelijk en resultaatgericht ingesteld.
• Flexibel en beschikbaar buiten een strikt “9–17” patroon; stressbestendig en goed in prioriteren.
• Initiatiefrijk, assertief, besluitvaardig en in staat zelfstandig te improviseren onder tijdsdruk.
• Afgeronde relevante MBO+ of HBO-opleiding en meerdere jaren ervaring met vergelijkbare werkzaamheden.
• Uitstekende beheersing van het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk; representatief en zorgvuldig.
• Goede computervaardigheden: Outlook, iBabs, Word, Excel en PowerPoint.
• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit en ervaring met ondersteuning van bestuurders is een pré.
• Bereidheid tot onderlinge vervanging en nauwe samenwerking binnen het team onder dagelijkse aansturing van de manager.

Locatie: Middelburg, Provincie Zeeland — Afdeling: Bestuursondersteuning — Functie: Managementassistent college van Gedeputeerde Staten

Eisen

• Bring your own device is van toepassing. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon en toebehoren.
• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 3.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent.
• Aantoonbare werkervaring met MS Office.
• Kandidaat is flexibel inzetbaar buiten reguliere kantoortijden wanneer de werkzaamheden daarom vragen.

Wensen

• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent bij een overheidsorganisatie.
• Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden en organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en overleggen.
• Aantoonbare werkervaring met het bewaken en verzamelen van vergaderstukken, informatie en actiepunten.
• Aantoonbare werkervaring met praktische en organisatorische ondersteuning, zoals vervoer, faciliteiten, declaraties en representatieve aangelegenheden.
• Aantoonbare werkervaring met iBabs.

Competenties

• Plannen en organiseren – houdt overzicht over een complexe agenda en zorgt dat afspraken en stukken tijdig geregeld zijn.
• Prioriteiten stellen – kan in een dynamische omgeving bepalen wat direct aandacht nodig heeft.
• Initiatief – wacht niet af, maar onderneemt zelfstandig actie.
• Oplossingsgerichtheid – signaleert knelpunten en komt zelf met praktische oplossingen.
• Flexibiliteit – kan snel schakelen bij wijzigingen en onverwachte situaties.
• Stressbestendigheid – blijft zorgvuldig en effectief werken onder tijdsdruk en bij hectiek.
• Assertiviteit – durft keuzes te maken, grenzen aan te geven en anderen tijdig aan te spreken.
• Samenwerken – werkt nauw samen met andere managementassistenten, bestuursadviseurs en communicatieadviseurs.
• Dienstverlenend vermogen – zorgt ervoor dat de bestuurder optimaal voorbereid zijn of haar werk kan doen.
• Bestuurlijke sensitiviteit – begrijpt de politiek-bestuurlijke context en gaat zorgvuldig om met belangen en gevoelige informatie.
• Communicatieve vaardigheden – communiceert professioneel met bestuurders, collega's en externe contacten.
• Nauwkeurigheid – werkt zorgvuldig met afspraken, stukken, correspondentie en administratieve werkzaamheden