Managementassistent Wethouder

Opdrachtomschrijving

Voor de ondersteuning van een wethouder zoeken we een ervaren managementassistent die zorgt dat de werkweek van de wethouder soepel en gestructureerd verloopt.

Je bent verantwoordelijk voor complex agendabeheer, het bewaken van de planning en het structureren en prioriteren van de werkweek zodat de wethouder op het juiste moment met de juiste zaken bezig is.

Je vervult een afschermfunctie: je handelt zelfstandig interne en externe telefoongesprekken af, beheert en prioriteert de mailbox en zorgt dat vergaderstukken en relevante informatie tijdig en compleet beschikbaar zijn.

Je fungeert als belangrijke schakel tussen de wethouder, collega’s, inwoners en externe contacten en handelt politiek- en bestuurlijk gevoelige informatie zorgvuldig af.

Je werkt binnen een hecht team van circa 5 à 6 collega’s dat gezamenlijk verantwoordelijk is voor de ondersteuning van het College; de functie vraagt om discretie, bestuurlijke sensitiviteit en een proactieve houding.

Vereist profiel

• Aantoonbare ervaring als managementassistent of vergelijkbare functie op directie-/bestuurlijk niveau.
• Uitstekende vaardigheden in complex agendabeheer, planning en prioritering; je anticipeert op wijzigingen en signaleert knelpunten proactief.
• Hoge mate van discretie, politieke en bestuurlijke sensitiviteit en beroepshouding richting wethouder en externe partijen.
• Sterke communicatieve vaardigheden, klantgerichte instelling en ervaring als schakel tussen bestuur, inwoners en organisaties.
• Beheer en prioritering van mailboxen en het voorbereiden en digital structureren van vergaderstukken zijn dagelijkse taken waar je ervaring mee hebt.
• Zelfstandig, stressbestendig en flexibel; bereid om waar nodig collega’s te vervangen en samen verantwoordelijkheid te dragen voor het bestuurssecretariaat.
• Goede digitale vaardigheden (o.a. Office, e-mail, digitale vergadermap) en een proactieve, oplossingsgerichte werkhouding.
• Affiniteit met de publieke sector en bij voorkeur woonachtig of goed bereikbaar in de regio Ede, Gelderland.

Organisatie & functie

Gemeente Ede — Managementassistent Wethouder (ADMINISTRATION)

Eisen

• Beschikbaar voor 24 tot 30 uur per week gedurende de looptijd van de opdracht.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse of in een vergelijkbare functie.
• Aantoonbare ervaring met ondersteuning op directie- en/of bestuurlijk niveau.
• Minimaal mbo+-werk- en denkniveau.
• Aantoonbare ervaring met complex agendobeheer.
• Digitaal vaardig en aantoonbare ervaring met Outlook en Office.

Wensen

• Meer dan 3 jaar aantoonbare ervaring als managementassistent, directieassistent of in een vergelijkbare functie.
• Ervaring met ondersteuning binnen een politiek-bestuurlijke omgeving.
• Ervaring met complex agendebeheer op directie- en/of bestuurlijk niveau.
• Aantoonbare ervaring met het zelfstandig afhandelen van interne en externe contacten en het vervullen van een afschermfunctie.
• Ervaring met Notubiz en/of vergelijkbare systemen binnen een bestuurlijke omgeving.
• Aantoonbare ervaring met het snel eigen maken van nieuwe digitale systemen.

Competenties

• Bestuurlijk sensitief.
• Politiek sensitief.
• Proactief.
• Doortastend.
• Organisatiesensitief.
• Discreet.
• Betrouwbaar.
• Communicatief sterk.
• Goed in plannen.
• Goed in organiseren.
• Stressbestendig.
• Flexibel.
• Dienstverlenend.
• Verbindend.