Managementassistent

Opdracht

• Je ondersteunt als Managementassistent bij WIL met professioneel agendabeheer en planning van (serie)afspraken en vergaderreeksen.
• Je reserveert vergaderruimten, regelt faciliteiten zoals catering en zorgt voor een goed functionerend secretariaat als vraagbaak voor collega’s.
• Je verricht diverse administratieve werkzaamheden, beheert en bewerkt (digitale) bestanden en systemen en borgt kennis binnen het team.
• Je werkt integraal binnen de reguliere bedrijfsvoering, neemt deel aan interne overleggen en rapporteert aan de verantwoordelijke manager.
• De rol is structureel en vereist fysieke aanwezigheid in Utrecht, nauwe samenwerking met interne stakeholders en volledige inbedding in de organisatie.

Vereist profiel

Je bent secuur en werkt snel, met het vermogen om juiste prioriteiten te stellen en soepel te schakelen tussen uiteenlopende taken en rollen. Je communiceert gemakkelijk op verschillende niveaus en blijft daarbij objectief en servicegericht. Je denkt oplossingsgericht, neemt initiatief bij het signaleren van knelpunten en stemt verbeter voorstellen af met collega’s. Je deelt de kernwaarden eigenaarschap, samen en vertrouwen en draagt actief bij aan continuïteit en kennisborging binnen het team. Ervaring met agendabeheer, vergaderplanning, administratieve systemen en het ondersteunen van meerdere stakeholders is gewenst. Locatie: Utrecht — Gemeenschappelijke regeling Werk en Inkomen Lekstroom.

Eisen

• Aantoonbaar afgeronde MBO 4 opleiding in de richting van managementondersteuning.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als managementassistent.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met MS Office.
• Je bent minimaal op woensdagen (8 uur), donderdagen (8 uur) en vrijdagochtend (4 uur) beschikbaar om op kantoor te werken.

Wensen

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen een directiesecretariaat.
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als managementassistent.
• Aantoonbare werkervaring met het Topdesk-systeem.

Competenties

• Plannen en organiseren.
• Klantgericht.
• Accuraat werken.