Managementassistente bestuur

Beschrijving

Als managementassistent bestuur bij Gemeente Weert ben je de verbindende schakel die de gemeentesecretaris en directiesecretaris volledig ontzorgt.

Je beheert complexe agenda’s, plant afspraken en bereidt acties en vergaderingen zorgvuldig voor.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten, verwerkt inkomende post en e-mail en behandelt vertrouwelijke stukken zorgvuldig.

Je coördineert vergaderstukken, plaatst documenten in de systemen en bewaakt deadlines en prioriteiten.

Je werkt in een team van vier binnen de Concernstaf en ondersteunt daarnaast het college van burgemeester en wethouders en de directie met korte lijnen binnen de organisatie.

Vereist profiel

• Minimaal mbo+/hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur met secretariële of bestuursorganisatorische ervaring.
• Aantoonbare ervaring met complex agendabeheer en het coördineren van vergaderstukken en bestuurlijke processen.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden in het Nederlands; discreet en betrouwbaar in omgang met vertrouwelijke informatie.
• Vaardig met gangbare kantoortoepassingen en vergadersystemen; snel vaardig met nieuwe digitale werkwijzen.
• Proactief, stressbestendig, organisatorisch sterk, klant- en servicegericht en een echte teamspeler.
• Standplaats: Weert; flexibel inzetbaar voor bestuurlijke bijeenkomsten en overlegmomenten.

Eisen

• We willen jou graag leren kennen als jij:
• Het hoofd koel houdt, zelfs in drukke tijden. Je stelt prioriteiten en zorgt voor rust in de agenda’s van de burgemeester. Met jouw oog voor detail en het vermogen om verbanden te leggen tussen e-mails, agenda’s en acties, verloopt alles soepel. Je bent proactief, bereidt waar mogelijk acties voor en lost uitdagingen op voordat ze problemen worden. Je weet goed aan te voelen wat een bestuurder nodig heeft en communiceert representatief en assertief, met gevoel voor bestuurlijke en politieke verhoudingen. Integriteit en samenwerking zijn jouw kernkwaliteiten: je handelt zorgvuldig en betrouwbaar en zoekt actief verbinding met collega’s om samen resultaten te behalen.
• Het is helemaal fijn als je:
•  Beschikt over mbo / hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur met een secretariële of administratieve opleiding.
•  Aantoonbare werkervaring hebt in een vergelijkbare functie en/of binnen een overheidsorganisatie.
•  Energie krijgt van het plannen en herplannen van afspraken.
•  De Nederlandse taal uitstekend beheerst, zowel mondeling als schriftelijk, en bij voorkeur ook basiskennis hebt van de Duitse taal.