Managementondersteuner

Functiebeschrijving

Als managementondersteuner bij gemeente Amersfoort ben je de verbindende schakel tussen managers, afdelingen en medewerkers en zorg je dat de dagelijkse organisatie soepel verloopt.

Je beheert agenda’s, plant afspraken, bewaakt deadlines en bereidt overleggen en bijeenkomsten voor.

Je verzorgt correspondentie en elektronische post in het zaaksysteem, ondersteunt bij de komst van nieuwe (inhuur)medewerkers en houdt dossiers en actiepunten bij.

Je signaleert knelpunten, denkt actief mee over praktische oplossingen en werkt samen met collega-ondersteuners aan procesverbetering.

De functie vraagt overzicht, structuur, flexibiliteit en een proactieve houding binnen een dynamische gemeentelijke omgeving (Amersfoort, minimaal 32 uur).

Vereist profiel

• Minimaal mbo+ werk- en denkniveau; aantoonbare ervaring als managementondersteuner of vergelijkbare functie.
• Zeer goede organisatorische vaardigheden, stressbestendigheid en het vermogen om prioriteiten te stellen.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, klantgerichtheid en een professionele schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid.
• Ervaring met agendabeheer, het voorbereiden van bijeenkomsten en werken met zaaksystemen en e-mailbeheer.
• Samenwerkingsgerichte houding, proactief, discreet en betrouwbaar; bereidheid om (minimaal) 32 uur per week te werken.

Belangrijke voorwaarde i.v.m. de Wtta

Per 1 januari 2027 treedt de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta) in werking; vanaf die datum mogen wij alleen arbeidskrachten plaatsen van leveranciers met een geldige Wtta-toelating of overgangsrecht.

Door een kandidaat aan te bieden bevestigt je organisatie dat zij tijdig aan de Wtta-eisen voldoet en dat de actuele status en bewijslast zijn geregistreerd in het RETS Wtta-Portaal.

Als de vereiste bewijslast (bijv. SZW-aanmelding of geplande audit) niet is aangeleverd op onze interne peildatum 10 november 2026, kan een plaatsing per 31 december 2026 wettelijk niet worden opgestart of voortgezet.

Eisen

• Wat neem je mee
• Minimaal MBO of HBO werk- en denkniveau – bij voorkeur office management
• Minimaal 1 jaar ervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol.
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal
• Sterke organisatorische vaardigheden en stressbestendigheid.
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling.
• Goede en vlotte beheersing van Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive).
• Proactieve instelling: je denkt vooruit, signaleert en neemt initiatief.
• Je werkt nauwkeurig en behoudt ook onder tijdsdruk het overzicht.
• Je bent een teamspeler met een positieve houding die van aanpakken weet.
• Je staat stevig in je schoenen en bent niet bang om een weerwoord te geven.
• En verder
• Werk je voor deze functie in elk geval op de vrijdagen.
• De eerste 2 maanden werk je fulltime op kantoor. Daarna is hybride mogelijk, maar altijd in overleg, want afspraken en verplichtingen op het Gemeentehuis gaan voor.