Managementondersteuner

Functieomschrijving

Als managementondersteuner ondersteun je de directeur van de directie Strategie & Digitalisering bij het volledige agendabeheer en de bijbehorende administratieve taken.

Je coördineert en bewaakt dat vergaderstukken tijdig worden samengesteld, gecontroleerd en bij de directeur terechtkomen.

Je plant en organiseert afspraken, vergaderingen en reistijden en zorgt voor een efficiënte dagindeling van de directeur.

Daarnaast verzorg je correspondentie, notulering, archivering en het bijhouden van besluit- en actielijsten.

Je fungeert als centraal aanspreekpunt voor interne en externe contacten, bewaakt deadlines en handelt met de vereiste vertrouwelijkheid.

Standplaats: Korte Voorhout 7, Den Haag — Rijksvastgoedbedrijf. Functietitel: Managementondersteuner (ADMINISTRATION).

Vereist profiel

• Minimaal MBO+ / HBO werk- en denkniveau; een opleiding in managementondersteuning of office is een pré.
• Aantoonbare ervaring met agendabeheer op directieniveau en het voorbereiden van vergaderstukken.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden, proactief, stressbestendig en goed in prioriteren.
• Discreet en betrouwbaar met een hoge nauwkeurigheid en verantwoordelijkheidsgevoel.
• Sterke communicatieve vaardigheden in het Nederlands en vaardigheid met Outlook en Office 365.
• Ervaring binnen een overheids- of grootorganisatorische omgeving is een plus.
• Beschikbaarheid om op locatie in Den Haag te werken en flexibiliteit in werktijden waar nodig.

Eisen

• Hierbij is minimaal sprake van: • Minimaal 1 jaar ervaring op directeurs-niveau • Ervaring met MS Windows, Outlook en Word.
• Verzoek: Wij verzoeken u om het tarief enkel bij de aanbieding in DioR te vermelden en niet te benoemen in het aanbiedingsformat die als bijlage wordt toegevoegd.
• *De offerte is uitgebracht in PDF (in het Nederlands opgesteld) conform de richtlijnen van de Wet AVG (zie bijzonderheden). - Vanwege de objectieve beoordeling die door de beoordelingscommissie van het Rijkvastgoedbedrijf wordt uitgevoerd, verzoeken wij u om het tarief bij de aanbieding te vermelden in DioR, maar niet te noemen in de aanbiedingsformat die als bijlage wordt toegevoegd. De beoordelingscommissie baseert haar oordeel op de ingevulde bijlage 1 & 2. Het CV dient slechts om aan te tonen dat de kandidaat voldoet aan de minimumeisen/wensen. - In het cv dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld. - Er kan in totaal 1 document worden geüpload. Het CV en bijlage 1 & 2 kunnen worden samengevoegd in 1 document, waardoor er een bestand (van maximaal 12 pagina’s A4) aan geüpload kan worden. De Inhuurdesk behoudt zich het recht voor om aanbiedingen terzijde te leggen indien er overmatig veel taal- en/of spelfouten in het cv en/of referentie voorkomen.
• Documenten: GVA verklaring, bewijs van verzekering, beroepsaansprakelijkheid (alleen voor DGA/ZZP/ZZP via intermediair), bedrijfsaansprakelijkheid, VOG verklaring, formulier Integriteitsverklaring, formulier nevenwerkzaamheden, bewijs KvK inschrijving en de bijlage Model Integriteitsverklaring Rijk voor externen.
• 0

Wensen

• Aspecten: • Ervaring met agendabeheer • Ervaring met het schakelen tussen bestuurslagen binnen en buiten de organisatie; • Ervaring met het samenvatten en overzichtelijk maken van informatie.
• Aspecten: • Ervaring als managementassistent op directeursniveau. • Ervaring met het omgaan met vertrouwelijke informatie; • Ervaring met politiek/bestuurlijke aspecten; • Ervaring met Filenet.