Managementsecretaresse

Functieomschrijving

Parttime managementsecretaresse M&O bij Vitens ter ondersteuning van de Directeur M&O en het MT M&O; doel is bijdragen aan een duurzame en toekomstbestendige drinkwatervoorziening.

Beschrijving van uren en start: 16 uur per week (maandag 6 uur op kantoor, dinsdag 3 uur, donderdag 3 uur, overige 4 uur flexibel), hybride werken mogelijk; beoogde startdatum 21 september; tarief € 40,32 – € 50,00 per uur.

Kernactiviteiten: agendabeheer van de Directeur M&O, secretariële en administratieve ondersteuning van het MT, organiseren van vergaderingen, sollicitatiegesprekken, bijeenkomsten en workshops, en verzorgen van projectondersteuning en digitale communicatie via Teams, Outlook en SharePoint.

Opdrachtresultaat: optimale ontzorging van Directeur en MT door nauwkeurig agendabeheer, goede voorbereiding van afspraken en bijeenkomsten en overzicht in lopende werkzaamheden en projecten binnen M&O.

Belangrijke randvoorwaarden: werken met vertrouwelijke en privacygevoelige informatie, kunnen omgaan met hectiek en snel schakelen bij veranderende prioriteiten; tijdelijke inzet wegens onduidelijkheid over voortbestaan van de afdeling en beperkte interne capaciteit.

Vereist profiel

• MBO-4 werk- en denkniveau.
• Minimaal 2 jaar ervaring in een vergelijkbare rol, bij voorkeur met directe ervaring in directie- en MT-ondersteuning.
• Zeer goede digitale vaardigheden en ervaring met Office 365 (Teams, SharePoint, Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Sterke organisatorische vaardigheden: plannen, prioriteren, overzicht bewaren en zelfstandig werken in een dynamische omgeving.
• Professionele communicatieve vaardigheden; schakelt soepel tussen verschillende niveaus binnen de organisatie.
• Integriteit en zorgvuldigheid in de omgang met vertrouwelijke en privacygevoelige informatie.
• Energiek, flexibel, initiatiefrijk en leergierig; kan snel schakelen bij veranderende prioriteiten.
• Affiniteit met inzet van AI-tools voor administratieve ondersteuning (bijv. transcripties) is een pré.
• Beschikbaarheid op maandagen voor aanwezigheid op kantoor en start beschikbaar per 21 september (selectie- en gesprekkenchema in september).

Eisen

• Je werkt 6 uur op maandag, 3 uur op dinsdag en 3 uur op donderdag.
• De overige 4 uur kun je flexibel over de week verdelen.
• Hybride werken is mogelijk. Op maandag wordt op kantoor gewerkt in verband met het MT.
• MBO 4 werk- en denkniveau.
• Minimaal 2 jaar werkervaring in een vergelijkbare rol.
• Specifieke ervaring met directie- en MT-ondersteuning.
• Je bent digitaal vaardig en hebt ervaring met verschillende programma’s binnen Office 365, zoals Teams, SharePoint, Word, Excel en PowerPoint.
• Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke en privacygevoelige informatie.
• Er worden maximaal 3 kandidaten uitgenodigd voor een gesprek.
• Op maandag 7 en dinsdag 8 september vindt de voorselectie plaats.
• De gesprekken kunnen digitaal plaatsvinden en staan gepland op 8 en 9 september.
• De beoogde startdatum is 21 september.

Wensen

• Het is een pre als je minimaal 2 jaar werkervaring in een vergelijkbare rol hebt.
• Je hebt specifieke ervaring met directie- en MT-ondersteuning.
• Je hebt MBO 4 werk- en denkniveau.
• Je bent digitaal vaardig en hebt ervaring met verschillende programma’s binnen Office 365, zoals Teams, SharePoint, Word, Excel en PowerPoint.
• Je hebt affiniteit met het inzetten van AI-tools, bijvoorbeeld voor het maken van transcripties en het ondersteunen van administratieve werkzaamheden.