Medewerker bestuurssecretariaat

Opdracht

Werken in het bestuurlijke hart van de Gemeente Tubbergen als secretaresse voor het college en de gemeentesecretaris.

Je leidt bestuurlijke stukken en complexe agenda’s soepel via een strak proces en organiseert vergaderingen inclusief de voorbereiding en juiste samenstelling van deelnemers.

Je beheert het zaaksysteem en voert kabinetszaken uit; je zorgt dat informatie tijdig, volledig en zorgvuldig beschikbaar is voor bestuurders.

Alles voer je professioneel, discreet en gestructureerd uit; je straalt rust uit, ontzorgt bestuurders en onderhoudt nauwe afstemming met je team en interne stakeholders.

Parttime functie (28 uur per week) met verplichte aanwezigheid op vrijdag; voorkeursdagen zijn maandag, dinsdag en donderdag. De rol is structureel ingebed binnen de organisatie.

Vereist profiel

• Proactieve, servicegerichte secretaresse met aantoonbare ervaring in bestuurlijke of vergelijkbare (overheids)omgevingen.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden: agendabeheer, vergadercoördinatie, prioriteren en procesbewaking.
• Ervaring en vertrouwdheid met zaaksystemen en voorbereiding van bestuurlijke stukken; kennis van kabinetszaken is een pré.
• Discreet, nauwkeurig en bestuurlijk sensitief; je begrijpt verhoudingen en handelt met het nodige tact en integriteit.
• Teamspeler met goede communicatieve vaardigheden; schakelt moeiteloos met bestuurders, collega’s en externe partijen.
• Beschikbaarheid: 28 uur per week, in ieder geval op vrijdag; voorkeur voor combinatie met maandag, dinsdag en/of donderdag.
• Opleidingsniveau: mbo+/hbo-niveau of vergelijkbare ervaring; uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.

Eisen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau.
• Aantoonbare werkervaring als directiesecretaresse/management assistente.
• Aantoonbare werkervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring met Outlook, Word, Excel en PowerPoint.
• Aantoonbare kennis van het zaaksysteem.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als directiesecretaresse/management assistente.

Competenties

• Zelfstandig.
• Dienstverlenend.
• Zakelijk.
• Discreet.
• Communicatief vaardig.
• Tactvol.
• Professioneel.
• Integer.
• Gestructureerd.
• Politiek bestuurlijke sensitiviteit.