Medewerker Bestuurssecretariaat

Opdracht — Samenvatting

Als bestuurssecretaresse ondersteun je de burgemeester en de aan jou toegewezen wethouder; je bent hun eerste aanspreekpunt en beheert hun agenda's.

Je zorgt voor overzicht en structuur, bereidt afspraken zorgvuldig voor en durft een stap extra te zetten zodat zij zich van hun beste kant kunnen laten zien.

Je beweegt soepel tussen agendabeheer, representatie, correct e-mailverkeer en het organiseren van bijeenkomsten en evenementen.

Je bent scherp op lange termijnplanning, haalt de juiste informatie op bij collega’s en externe contacten en zorgt dat afspraken vlekkeloos verlopen.

Door recente gemeenteraadsverkiezingen en een herindeling binnen het bestuurssecretariaat is flexibiliteit in taken, uren en einddatum gewenst. Locatie: Raalte (Gemeente Raalte).

Vereist profiel

• Sterke communicatieve en organisatorische vaardigheden; je werkt proactief en denkt in oplossingen.
• Aantoonbare ervaring in een bestuurssecretariaat of vergelijkbare ondersteunende functie, bij voorkeur binnen de publieke sector of gemeente.
• Uitstekende beheersing van het Nederlands, professioneel schriftelijk en mondelinge communicatievaardigheden en representatief optreden.
• Ervaring met agendabeheer, e-mailcorrespondentie, het organiseren van bijeenkomsten/evenementen en het coördineren van meerdere stakeholders.
• Flexibel in werktijden en taakverdeling, stressbestendig, discreet en nauwkeurig.
• Kennis van gemeentelijke processen en ervaring met teamveranderingen is een pré.

Eisen

• Bring your own device is van toepassing. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld; onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon en toebehoren.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse binnen een gemeentelijke organisatie in de afgelopen 6 jaren.
• Minimaal 24 uren per week beschikbaar op locatie voor de opdracht.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring met het proactief ondersteunen en ontzorgen van bestuurders of directieleden.
• Aantoonbare werkervaring met ondersteuning van een burgemeester.
• Aantoonbare werkervaring met de overgang van oud naar nieuw college.
• Aantoonbare werkervaring met het bijdragen aan de doorontwikkeling van een bestuurssecretariaat.
• Aantoonbare werkervaring met het samenwerken binnen een team van bestuurssecretaresses.
• Aantoonbare werkervaring met kabinetszaken.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring als bestuurssecretaresse binnen een gemeentelijke organisatie.

Competenties

• Samenwerkingsgericht
• Politiek sensitief
• Nauwkeurig
• Organisatievermogen
• Communicatief vaardig
• Proactief
• Stressbestendig