Medewerker Personeelsadministratie

Opdracht — korte beschrijving

De gemeenteraden van Wijdemeren en Hilversum hebben in de zomer van 2024 besloten tot een lichte samenvoeging; bestuurlijke fusie gepland per 1 januari 2027 en ambtelijke integratie per 1 januari 2026.

Als Medewerker Personeelsadministratie voer je het dagelijkse beheer van personeelszaken uit: mutaties verwerken in BCS (E-HRM), personeelsdossiers beheren en archief opschonen.

Je ondersteunt bij arbo- en verzuimadministratie, beheert de (digitale) administratie van de Academieomgeving en stelt correspondentie op voor collega’s en leidinggevenden.

Je werkt mee aan de bestuurlijke integratie door (werk)processen te verbeteren, bij te dragen aan digitalisering en de aanbesteding van het nieuwe E-HRM en als projectlid Onboarding introductiedagen te organiseren.

Het team Personeelsadministratie in Hilversum bestaat uit 3 parttime collega’s; er komt een vacature voor vaste invulling en er wordt gevraagd één maand samen te werken met de nieuwe collega voor een goede inwerkperiode. Functie is ingebed in de organisatie en niet passend voor zzp-constructies.

Vereist profiel

• Opleiding: mbo+ of hbo richting HR, personeelsadministratie of gelijkwaardige ervaring.
• Ervaring: aantoonbare ervaring met personeelsadministratie, bij voorkeur in een gemeentelijke of publieke omgeving.
• Vaardigheden: ervaring met E-HRM-systemen (bij voorkeur BCS), goede digitale vaardigheden en nauwkeurigheid in dossierbeheer.
• Kennis: basiskennis arbo- en verzuimadministratie en ervaring met digitale leeromgevingen/academieadministratie is een pré.
• Persoonlijke eigenschappen: klantvriendelijk, discretie bij vertrouwelijke informatie, proactief, samenwerkingsgericht en organisatorisch sterk (ondersteunen van introductiedagen en projectwerk).
• Beschikbaarheid: bereidheid tot korte samenwerkingsperiode (ongeveer 1 maand) met de nieuwe collega voor overdracht; inzetbaarheid in Hilversum/Noord‑Holland.
• Taal: uitstekende beheersing van Nederlands, mondeling en schriftelijk.
• Opmerking: de functie is organisatorisch ingebed en staat onder leiding en toezicht, waardoor uitvoering als zzp niet passend is.

Eisen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in administratieve richting.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar binnen een personeelsadministratie van een gemeente of overheidsorganisatie.
• Aantoonbare werkervaring met E-HRM/BCS/Motion.
• Uurtarief maximaal € 80,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer.

Wensen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met E-HRM/BCS/Motion.
• Aantoonbare werkervaring met het organiseren van introductiebijeenkomsten.
• Aantoonbare kennis van RAP.
• Aantoonbare kennis van en werkervaring met rechtspositie gemeenteambtenaren en Cao gemeenten.
• Aantoonbare kennis van en werkervaring met arbo en verzuim administratie.
• Aantoonbare kennis van en/of werkervaring met aanbestedingen van E-HRM.
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar binnen een personeelsadministratie van een gemeente of overheidsorganisatie.

Competenties

• Nauwkeurigheid: zorgvuldig werken, fouten vermijden, oog voor detail.
• Plannen en organiseren: taken structureren, overzicht bewaren, deadlines halen, ook als er veel tegelijk speelt.
• Resultaatgerichtheid: doelgericht werken en actief bijdragen aan het wegwerken van achterstanden.
• Proactief handelen: niet afwachten maar zelf actie ondernemen, kansen zien en benutten.
• Doortastendheid: knopen durven doorhakken, doorpakken waar nodig.
• Flexibiliteit: snel schakelen tussen routine, ad-hoc taken en projectwerk.
• Zelfstandigheid: verantwoordelijkheid nemen en zelfstandig taken oppakken.
• Samenwerken: in teamverband kunnen werken, afstemmen met collega’s en projectleden.
• Communicatieve vaardigheid: duidelijk en professioneel communiceren, mondeling én schriftelijk.
• Leerbaarheid / Leervermogen: snel nieuwe systemen, processen en projecten kunnen oppakken.
• Discretie/Integriteit: vertrouwelijk omgaan met informatie, betrouwbaar zijn.