Medewerker Personeelsadministratie

Opdracht

Gemeenten Wijdemeren en Hilversum hebben zomer 2024 het principebesluit genomen voor een lichte samenvoeging met bestuurlijke fusie per 1 januari 2027 en ambtelijke integratie per 1 januari 2026.

De samenvoeging raakt ambtenaren, bestuur en inwoners; voorbereidingen zijn in volle gang met nog circa 3 maanden tot de bestuurlijke fusie.

De functie als Medewerker Personeelsadministratie voert het dagelijkse personeelsadministratieve werk uit: arbo- en verzuimadministratie, beheer van (digitale) academieomgeving, mutaties in BCS (E‑HRM) en personeelsdossiers.

Daarnaast draagt de medewerker bij aan verbetering van (werk)processen, digitalisering en de aanbesteding van het nieuwe E‑HRM en ondersteunt als projectlid Onboarding bij introductiedagen.

Het cluster Personeelsadministratie in Hilversum bestaat uit 3 parttime collega’s; er wordt een vacature voor vaste invulling uitgezet en gevraagd wordt 1 maand intensief samen te werken met de nieuwe collega voor overdracht; de functie leent zich niet voor zzp.

Vereist profiel

• Aantoonbare ervaring in personeelsadministratie (bij voorkeur binnen de publieke sector of gemeentelijke omgeving).
• Kennis van en ervaring met E‑HRM-systemen; ervaring met BCS is een pré.
• Bekendheid met arbo- en verzuimadministratie en met het beheer van personeelsdossiers, inclusief archiefzorg en opschoning.
• Nauwkeurig, klantgericht en communicatief vaardig; duidelijke schriftelijke en mondelinge correspondentie opstellen.
• Ervaring met of bereidheid om bij te dragen aan procesverbetering, digitaliseringsprojecten en (kleine) aanbestedingsprocessen.
• Samenwerkingsgericht en flexibel: bereid om één maand intensief inwerktijd en overdracht te verzorgen met de nieuwe collega.
• Standplaats Hilversum (Noord‑Holland) en beschikbaarheid conform de afgesproken (parttime) uren; de opdracht is ingebed in de organisatie en niet geschikt voor zzp.

Eisen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in administratieve richting.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar binnen een personeelsadministratie van een gemeente of overheidsorganisatie.
• Aantoonbare werkervaring met E-HRM/BCS/Motion.
• Uurtarief maximaal € 80,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer.

Wensen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met E-HRM/BCS/Motion.
• Aantoonbare werkervaring met het organiseren van introductiebijeenkomsten.
• Aantoonbare kennis van RAP.
• Aantoonbare kennis van en werkervaring met rechtspositie gemeenteambtenaren en Cao gemeenten.
• Aantoonbare kennis van en werkervaring met arbo en verzuim administratie.
• Aantoonbare kennis van en/of werkervaring met aanbestedingen van E-HRM.
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar binnen een personeelsadministratie van een gemeente of overheidsorganisatie.

Competenties

• Nauwkeurigheid: zorgvuldig werken, fouten vermijden en oog voor detail.
• Plannen en organiseren: taken structureren, overzicht bewaren en deadlines halen, ook als er veel tegelijk speelt.
• Resultaatgerichtheid: doelgericht werken en actief bijdragen aan het wegwerken van achterstanden.
• Proactief handelen: niet afwachten maar zelf actie ondernemen, kansen zien en benutten.
• Doortastendheid: knopen durven doorhakken en doorpakken waar nodig.
• Flexibiliteit: snel schakelen tussen routine, ad-hoc taken en projectwerk.
• Zelfstandigheid: verantwoordelijkheid nemen en zelfstandig taken oppakken.
• Samenwerken: in teamverband kunnen werken en afstemmen met collega’s en projectleden.
• Communicatieve vaardigheid: duidelijk en professioneel communiceren, mondeling en schriftelijk.
• Leerbaarheid / Leervermogen: snel nieuwe systemen, processen en projecten kunnen oppakken.
• Discretie: vertrouwelijk omgaan met informatie.
• Integriteit: betrouwbaar zijn.