Officemanager Griffie

Beschrijving

Als Officemanager Griffie ben je het administratieve en secretariële hart van de griffie en zorg je dat de bestuurlijke besluitvorming van de gemeenteraad soepel en professioneel verloopt.

Je registreert en plaatst documenten in het raadsinformatiesysteem iBabs, bewaakt termijnen binnen het besluitvormingsproces en zorgt voor correcte en uniforme naamgeving volgens de schrijfwijzer.

Je beheert de griffiemailbox, bent het eerste aanspreekpunt voor raadsleden, fractieassistenten, collegeleden, ambtenaren en externe relaties, en ondersteunt bij het opstellen en publiceren van forum- en raadsagenda’s.

Daarnaast organiseer je bijeenkomsten tot in de puntjes (zaalreserveringen, catering, faciliteiten), monitort de publicatie van documenten op officiële bekendmakingen en voert kwaliteitsverbeterende werkzaamheden in iBabs uit.

Je levert secretariële ondersteuning aan de griffier en raadsadviseurs, onderhoudt contact met inwoners (bijv. spreekaanmeldingen) en verricht diverse administratieve taken die bijdragen aan een goed functionerende griffie.

Dit betreft een tijdelijke, ingebedde opdracht in verband met zwangerschapsverlof binnen team Griffie van de gemeente Rijswijk (Zuid-Holland), waar zelfstandigheid, servicegerichtheid en veelzijdigheid centraal staan.

Vereist profiel

• Aantoonbare ervaring met administratieve en secretariële taken binnen een bestuurlijke of gemeentelijke omgeving, bij voorkeur met iBabs.
• Mbo+ of hbo werk- en denkniveau, met goede kennis van bestuurlijke processen en termijnen.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden, nauwkeurigheid en oog voor kwaliteit en vindbaarheid van documenten.
• Sterke communicatieve vaardigheden, dienstverlenende houding en ervaring als eerste aanspreekpunt voor uiteenlopende stakeholders.
• Vertrouwd met digitale publicatieprocessen en officielebekendmakingen.nl; ervaring met mailboxbeheer en agendabeheer is een pre.
• Zelfstandig, flexibel en stressbestendig; je kunt meerdere taken tegelijk uitvoeren en houdt overzicht in een dynamische omgeving.
• Integriteit, discretie en respect voor vertrouwelijkheid; goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Beschikbaarheid voor een tijdelijke opdracht in Rijswijk en bereidheid om snel in te werken en verbinding te zoeken met het team Griffie.

Eisen

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager met secretariële ondersteuning.
• Uiterlijk beschikbaar 1 september 2026 voor minimaal 36 uur per week.
• Aantoonbaar beschikbaar op maandag, dinsdagmiddag en woensdag fysiek aanwezig zijn in het gemeentehuis in Rijswijk vanaf 9.00 uur; op donderdag en vrijdag thuiswerken vanaf 9.00 uur.

Wensen

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager met secretariële ondersteuning.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager bij een overheidsorganisatie.
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het raadsinformatiesysteem iBabs.
• Aantoonbare werkervaring met het tegelijkertijd schakelen met interne en externe stakeholders.