Personal assistent

Functieomschrijving

Als Personal Assistant (24 uur, zwangerschapsverlof) ondersteun je de clustermanager Wijken en dienstverlenging van gemeente Arnhem bij zowel secretariële als administratieve werkzaamheden.

Je coördineert en plant complexe afspraken, beheert e-mail en agenda en bewaakt administratieve processen zodat de dagelijkse organisatie soepel verloopt.

Je bereidt vergaderingen voor en zorgt voor accurate verslaglegging en opvolging waar nodig, en levert proactieve ondersteuning aan leidinggevenden.

Je werkt in een dynamische, afwisselende omgeving waar snel schakelen, overzicht houden en het ondersteunen van meerdere projecten en managers tegelijk essentieel is.

De functie vraagt nauwkeurigheid, dienstverlenend vermogen en het vermogen om verschillen in talent en kennis binnen de organisatie te versterken.

Vereist profiel

• HBO-werk- en denkniveau; relevante opleiding en/of aantoonbare ervaring als PA of managementsupport.
• Organisatorisch talent: plannen en coördineren van complexe agenda’s gaat je moeiteloos af.
• Snel schakelen, proactief, initiatiefnemend en stressbestendig in een dynamische werkomgeving.
• Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk; je legt gemakkelijk contact met collega’s en externe partijen.
• Nauwkeurig en resultaatgericht; ervaring met vergadervoorbereiding, verslaglegging en administratieve processen.
• Ervaring met het ondersteunen van leidinggevenden en het ontzorgen van meerdere projecten tegelijk.
• Vertrouwelijkheid en discretie behoren tot je professionele standaard; je bent beschikbaar voor 24 uur per week.

Eisen

• De aangeboden kandidaat is gedurende de uitvoering van de gehele Opdracht in loondienst bij Opdrachtnemer / Onderaannemer en geen ZZP’er / ondernemer. Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. Tevens zijn uitgesloten ondernemers in dienst van een eigen BV. Deze eis blijft van toepassing gedurende de gehele uitvoering van de opdracht. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet kan voldoen aan deze eis, zal dit leiden tot uitsluiting van de kandidaat en leverancier.
• De kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal HBO werk- en denkniveau. Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over het gevraagde werk- en denkniveau beschikt, zal uw bieding terzijde worden gelegd.
• De kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring opgedaan in een 1-op-1 ondersteuningsrol als Personal Assistant van een bestuurder, directeur of leidinggevende.

Wensen

• De kandidaat heeft aantoonbaar recent minimaal 1 jaar werkervaring opgedaan binnen een overheidsorganisatie.
• De kandidaat beschikt aantoonbaar over een diploma in secretariële richting.
• Tijdens een verificatiegesprek wordt er getoetst op een aantal competenties conform de Competentiegids van de Rijksoverheid Deze is terug te vinden op; https://www.functiegebouwrijksoverheid.nl/mijn-loopbaan/competentietaal-rijk De uitgevraagde competenties voor deze rol zijn; Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid (5 punten) Plannen en organiseren (5 punten) Samenwerken (5 punten) Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid (5 punten) Punten worden door de gesprekspartners toegekend tijdens een gesprek waarna deze hier verwerkt zullen worden. Deze dienen dus niet ingevuld te worden door de leverancier.
• Voor deze inzet is een specifieke VOG vereist - De exacte punten van het screeningsprofiel zijn te vinden onder functie-informatie en dan 'Groep'. Als leverancier verklaar ik een VOG aan te vragen bij Dienst Justis en deze direct na binnenkomst te uploaden in het dossier van de opdracht (na gunning) Let op, het overleggen van een geldige VOG is een ontbindende voorwaarde. Wordt een VOG niet verleend of niet tijdig verleend, dan komt de inleenovereenkomst niet tot stand en zijn wij niet verplicht om gewerkte uren uit te betalen. Zie ook artikel 2.2. uit de Algemene Inhuurvoorwaarden.

Competenties

• Deze is terug te vinden op; https://www.functiegebouwrijksoverheid.nl/mijn-loopbaan/competentietaal-rijk
• De uitgevraagde competenties voor deze rol zijn;
• Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid (5 punten)
• Plannen en organiseren (5 punten)
• Samenwerken (5 punten)
• Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid (5 punten)
• Punten worden door de gesprekspartners toegekend tijdens een gesprek waarna deze hier verwerkt zullen worden.
• Deze dienen dus niet ingevuld te worden door de leverancier.