Personal assistent

Maken we een Connectie?

Bij gemeente Arnhem mag je jezelf zijn: we werken aan een inclusieve cultuur waar iedereen welkom is en verschillen elkaar versterken.

Als Personal Assistant ondersteun je een afdelingshoofd binnen Werk en Inkomen met zowel secretariële als administratieve taken en speel je een sleutelrol in het soepel laten verlopen van dagelijkse processen.

Je belangrijkste werkzaamheden omvatten het plannen en coördineren van complexe afspraken, agendabeheer, e-mailondersteuning, voorbereiding van vergaderingen en accurate verslaglegging waar nodig.

Je bewaakt administratieve processen, biedt proactieve ondersteuning zodat leidinggevenden zich op hun kerntaken kunnen richten en schakelt snel in een dynamische werkomgeving.

Je komt te werken in het team Management Support, een professioneel, dienstverlenend en betrokken team van circa 60 collega’s binnen gemeente Arnhem.

Vereist profiel

• Sterk organisatorisch talent; plannen en coördineren gaat je moeiteloos af.
• Snel kunnen schakelen en initiatief nemen in een drukke, veranderlijke omgeving.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk; je legt gemakkelijk contact met collega’s en externe partijen.
• Nauwkeurig en resultaatgericht werken, met oog voor kwaliteit en deadlines.
• Ervaring met het ondersteunen van leidinggevenden en het ontzorgen van meerdere projecten of managers tegelijk.
• Goede beheersing van administratieve systemen en kantoorsoftware (agenda-, e-mail- en verslagleggingstools).
• Professionele, dienstverlenende houding en het vermogen om bij te dragen aan een divers en betrokken team.

Eisen

• De aangeboden kandidaat is gedurende de uitvoering van de gehele Opdracht in loondienst bij Opdrachtnemer / Onderaannemer en geen ZZP’er / ondernemer. Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. Tevens zijn uitgesloten ondernemers in dienst van een eigen BV. Deze eis blijft van toepassing gedurende de gehele uitvoering van de opdracht. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet kan voldoen aan deze eis, zal dit leiden tot uitsluiting van de kandidaat en leverancier.
• De kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal HBO werk- en denkniveau. Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over het gevraagde werk- en denkniveau beschikt, zal uw bieding terzijde worden gelegd.
• De kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring opgedaan in een 1-op-1 ondersteuningsrol als Personal Assistant van een bestuurder, directeur of leidinggevende.

Wensen

• De kandidaat heeft aantoonbaar recent minimaal 1 jaar werkervaring opgedaan binnen een overheidsorganisatie.
• De kandidaat beschikt aantoonbaar over een diploma in secretariële richting.
• Tijdens een verificatiegesprek wordt er getoetst op een aantal competenties conform de Competentiegids van de Rijksoverheid Deze is terug te vinden op; https://www.functiegebouwrijksoverheid.nl/mijn-loopbaan/competentietaal-rijk De uitgevraagde competenties voor deze rol zijn; Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid (5 punten) Plannen en organiseren (5 punten) Samenwerken (5 punten) Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid (5 punten) Punten worden door de gesprekspartners toegekend tijdens een gesprek waarna deze hier verwerkt zullen worden. Deze dienen dus niet ingevuld te worden door de leverancier.

Competenties

• Deze is terug te vinden op; https://www.functiegebouwrijksoverheid.nl/mijn-loopbaan/competentietaal-rijk
• De uitgevraagde competenties voor deze rol zijn;
• Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid (5 punten)
• Plannen en organiseren (5 punten)
• Samenwerken (5 punten)
• Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid (5 punten)
• Punten worden door de gesprekspartners toegekend tijdens een gesprek waarna deze hier verwerkt zullen worden.
• Deze dienen dus niet ingevuld te worden door de leverancier.