Portfolio ondersteuner

Algemeen

Team PIV (Projecten Informatie Voorziening) bestaat uit circa 12 projectmanagers en 4 projectondersteuners, functioneel aangestuurd door de Project Portfolio Manager (PPM) en hiërarchisch door de teammanager PIV. Samen waarborgen zij de uitvoering van alle IV-projecten in de Leidse regio. Voor deze opdracht wordt gezocht naar een Portfolio Ondersteuner die de PPM ondersteunt bij zowel portfoliobeheer als financiële doorbelasting, en daarnaast inzetbaar is als Projectondersteuner (PMO). De rol is ongeveer 32 uur per week, waarbij de verdeling tussen portfolio- en PMO-taken in overleg wordt vastgesteld.

Beschrijving

• Assisteren van de PPM bij het opstellen en actualiseren van het portfoliobeeld en het maken van periodieke (financiële) portfoliorapportages.
• Coördineren van aanmaak en vervallen van items in tijdschrijf- en financiële systemen en toezicht houden op correcte projectregistraties.
• Mede opstellen, coördineren en opvolgen van de doorbelasting van projectkosten aan opdrachtgevers en afstemming met de afdeling Financiën.
• Als PMO bijwerken van (financiële) planningen, beheren van integrale projectplanning en opzetten/beheren van projectdossiers.
• Registreren en bijhouden van actielijsten, issue- en risk logs, RFC’s, besluiten en wijzigingen; ondersteunen bij kwaliteitsbewaking volgens standaarden en procedures.
• Zorgen voor capaciteit- en resourceplanning, afhandelen inhuur van externen en opstellen van periodieke management- en voortgangsrapportages.
• Verbeteren en verzorgen van communicatie richting projectleden en stakeholders en assisteren van projectmanagers bij structurering van projecten.

Vereist profiel

• Hbo werk- en denkniveau; opleiding in bedrijfskunde, informatietechnologie, finance of vergelijkbaar is een pré.
• Aantoonbare hands-on ervaring met financiële processen en systemen (bijv. doorbelasting, tijdschrijf- en financiële systemen) en ervaring in afstemming met een financiële afdeling.
• Sterke analytische vaardigheden, nauwkeurigheid en oog voor cijfers; je kunt financiële data vertalen naar heldere rapportages.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands, proactief, klantgericht en teamgericht samenwerken binnen een gemeentelijke/regiosamenwerking.
• Flexibiliteit in werktijd en taakverdeling: bereidheid om zowel portfolio- als PMO-taken te vervullen; inzet rond ~32 uur per week, verdeling in overleg.

Eisen

• Kandidaat is geen ZZP’er en is dus in loondienst bij Inschrijver
• De kandidaat is beschikbaar conform de gevraagde inzet
• De kandidaat heeft minimaal MBO werk- en denkniveau.
• De kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring als Portfolio- of
• Projectondersteuner
• De kandidaat heeft meerjarige ervaring met financiële processen en uitvoering
• hiervan
• De kandidaat beschikt over Prince2 Foundation certificering

Competenties

• Je kunt goed formuleren waarom je geschikt bent voor deze rol.
• Je bent proactief binnen de context van verschillende belangen en ambities.
• Je bent in staat werk goed af te bakenen.
• Je bent oplossingsgericht, draagt uit eigen beweging ideeën of verbeteringen aan en neemt het voortouw.
• Je bent communicatief sterk en samenwerkingsgericht.
• Je bent integer, nauwkeurig en accuraat.
• Inzicht in bestuurlijke verhoudingen is een pré.