Procesondersteuner/ Managementassistent

Opdracht

Wegens het vertrek van de huidige procesondersteuner zoekt Gemeente Nieuwegein per direct een tijdelijke procesondersteuner/managementassistent voor de vakgroep Management en Ondersteuning, voor de duur van de opdracht tot eind januari 2027 met optie tot verlenging.

De rol ondersteunt het afdelingshoofd, de teamleider en de afdeling met nadruk op agenda- en vergaderondersteuning, mailboxbeheer, organisatie van bijeenkomsten en diverse administratieve werkzaamheden.

Je plant, bereidt voor en coördineert (complexe) afspraken en overleggen, ondersteunt bij e-mailafhandeling, bereidt portefeuillehoudersoverleggen voor en notuleert indien nodig (maandag en donderdag), beheert de gezamenlijke mailbox en houdt het zaaksysteem (CRM) bij.

Daarnaast stel je inkoopopdrachten op en verwerkt deze in Inconto, verzorg je correspondentie en ondertekening, organiseert je bijeenkomsten (locatie, catering), stelt je de afdelingsnieuwsbrief op en verzorg je postbeheer en attenties bij ziekte/jubilea.

De functie is gebaseerd in Nieuwegein (Utrecht) en vraagt nauw samenwerken met de andere procesondersteuner binnen het team.

Vereist profiel

• Afgeronde MBO/HBO-opleiding richting secretariaat, administratie of vergelijkbaar.
• Minimaal 2-3 jaar relevante werkervaring als procesondersteuner, managementassistent of vergelijkbaar binnen een gemeentelijke/overheidsomgeving is een pré.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en ervaring met agendabeheer, notuleren en het coördineren van bijeenkomsten.
• Ervaring met zaaksystemen/CRM en vertrouwdheid met inkoopprocessen en Inconto is gewenst.
• Zeer goede mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands, nauwkeurig en discreet.
• Sterke communicatieve vaardigheden, proactief, collegiaal en flexibel inzetbaar (o.a. aanwezigheid bij portefeuillehoudersoverleggen op maandag en donderdag).
• Vaardig met MS Office (Outlook, Word, Excel) en e-mailbeheer; snel kunnen schakelen tussen verschillende taken en prioriteiten.
• Direct beschikbaar of korte beschikbaarheidsperiode; opstellen van contract tot eind januari 2027 met mogelijke verlenging.

Eisen

• Beschikbaar per 12 oktober 2026 voor de gevraagde inzet gedurende de volledige opdrachtperiode, waarbij inzet op donderdag vereist is.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuursassistent of vergelijkbare ondersteunende functie.
• Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer, vergaderondersteuning en administratieve ondersteuning.
• Aantoonbare werkervaring met verslaglegging, correspondentie en overige schriftelijke communicatie in een professionele werkomgeving.
• Uurtarief maximaal € 85,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer, parkeerkosten én fee Flextender.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuursassistent of vergelijkbare ondersteunende functie binnen een gemeentelijke organisatie of andere overheidsorganisatie.
• Aantoonbare werkervaring met complex agendebeheer, vergaderondersteuning, administratieve processen en het ondersteunen van management of directie.
• Persoonlijke motivatie waarin wordt ingegaan op geschiktheid voor de opdracht, communicatieve vaardigheden en motivatie voor deze opdracht.

Competenties

• Organisatorisch sterk: kan meerdere (complexe) agenda’s en overleggen tegelijk beheren, bewaart overzicht en stemt tijdig af met betrokkenen.
• Planvaardig: kan meerdere (complexe) agenda’s en overleggen tegelijk beheren, bewaart overzicht en stemt tijdig af met betrokkenen.
• Kan prioriteiten stellen: weet in een dynamische werkomgeving hoofd- en bijzaken te scheiden en blijft zorgvuldig werken bij piekbelasting of ad-hoc verzoeken.
• Stressbestendig: blijft zorgvuldig werken bij piekbelasting of ad-hoc verzoeken.
• Communicatief vaardig: communiceert helder en professioneel, zowel schriftelijk als mondeling, en schakelt makkelijk met management, collega’s en externe partijen.
• Proactief: ziet werk liggen, handelt vooruit en pakt taken zelfstandig op, met oog voor afstemming met procesondersteuners en management.
• Zelfstandigheid: pakt taken zelfstandig op en handelt vooruit met oog voor afstemming met procesondersteuners en management.
• Integer: gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en gevoelige stukken zoals agenda’s, overleggen, brieven en mailboxen.
• Discreet: gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en gevoelige stukken zoals agenda’s, overleggen, brieven en mailboxen.