Programma Managementassistent
Gemeente Eindhoven
Programma Managementassistent — Functieomschrijving
Als Programma Managementassistent ondersteun je de programmamanager en projectleiders bij secretariële en administratieve taken en draag je bij aan de uitvoering van projecten en evenementen.
Je beheert agenda’s, plant en verzet afspraken met gevoel voor prioriteit en rolverdeling, en handelt vragen en verzoeken af.
Je organiseert interne en incidenteel externe bijeenkomsten, bereidt overleggen voor (agenda en stukken) en notuleert waar nodig; je bewaakt de follow-up en voortgang van afspraken.
Je structureert en beheert de Teams-omgeving en mailbox van het programma, ondersteunt collega’s bij het gebruik van faciliteiten en neemt routinematige mails en archivering voor je rekening.
Je bewaakt planningen, maakt overzichten/tijdslijnen onder regie van projectleiders, doet verbetervoorstellen voor administratieve processen en levert inhoudelijke ondersteuning bij projecten en evenementen.
Vereist profiel
- MBO-werk- en denkniveau, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting.
- Enkele jaren aantoonbare ervaring als programma-assistent/-ondersteuner of projectondersteuner (graag benoemen in CV).
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
- Goede kennis van MS Office en ervaring met Teams, inclusief het structureren van digitale omgevingen.
- Sterke organisatiesensitiviteit, nauwkeurigheid, proactieve en servicegerichte werkhouding.
- Bereidheid tot het aanleveren van CV en motivatie in het Nederlands (PDF) met concrete voorbeelden van gevraagde competenties.
- Beschikbaarheid van een geldig legitimatiebewijs en instemming met pre-employment screening; bekendheid en akkoord met gemeentelijke inhuurvoorwaarden en cao is vereist.
Eisen
- MBO werk- en denkniveau bij voorkeur in secretariële of administratieve richting.
- De aangeboden kandidaat heeft enkele jaren ervaring als Programma-assistent of -ondersteuner of als projectondersteuner.
- Uitstekende kennis van de Nederlandse taal zowel in woord als in geschrift.
- Goede kennis MS-Officepakket.
- De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.
- Het is niet toegestaan om een kandidaat in te huren die eerder in dienst is geweest van de Gemeente Eindhoven (tussenperiode van twee jaar).
Wensen
- MBO werk- en denkniveau bij voorkeur in secretariële of administratieve richting
- Het is een pre-employmentscreening plaatsvindt