Programmasecretaris

Opdrachtomschrijving

Als programmasecretaris ben je de spil in twee programmaorganisaties en zorg je dat de programmamanager zich kan richten op inhoud en bestuurlijke afstemming.

Je organiseert en bewaakt processen: planning en mijlpalen, gezamenlijke mailbox, agendavoering, stukkenstroom, verslaglegging en actielijsten.

Het programma Voorbereid op agressie en geweld heeft al een basisstructuur die op onderdelen versterkt moet worden; het landelijk netwerk VPT is nog in opbouw en vraagt om structuurontwikkeling en governance-opzet.

Je ondersteunt bij bestuurlijke producten (notities, voortgangsrapportages), documentbeheer en kwaliteitsborging, bewaakt budgetten, ondersteunt inkooptrajecten en organiseert bijeenkomsten.

De rol vraagt nauwkeurigheid, flexibiliteit, zelfstandig structuur aanbrengen en soepel opereren in een complexe omgeving met veel partijen, verschillende sectorbelangen en een politiek-bestuurlijke context.

Vereist profiel

• Afgeronde opleiding minimaal hbo-niveau (diploma op verzoek overleggen).
• Geldig PRINCE2-certificaat.
• Geldig certificaat op het gebied van agile werken.
• In de afgelopen vijf jaar minimaal drie jaar werkzaam als project- of programmasecretaris.
• In de afgelopen vijf jaar minimaal drie jaar ervaring binnen het veiligheidsdomein.
• Aantoonbare ervaring met toepassing van privacywetgeving binnen het veiligheidsdomein.
• Aantoonbare ervaring met datavraagstukken in het veiligheidsdomein (gegevensdeling, informatie-uitwisseling tussen ketenpartners, registratie of monitoring van gegevens).
• Beschikbaarheid om fysiek aanwezig te zijn op maandag en donderdag op de Turfmarkt in Den Haag.
• Beschikbaar minimaal 32 uur en maximaal 36 uur per week.
• Gedragscompetenties: bestuurlijke sensitiviteit, resultaatgerichtheid, organisatiesensitiviteit, verbindend vermogen, omgevingsbewustzijn, proactiviteit, zelfstandigheid, adviesvaardigheid, overtuigingskracht, helicopterview, probleemoplossend vermogen en veranderkracht.

Eisen

• Kandidaat beschikt over een afgeronde opleiding op minimaal hbo-niveau
• Het diploma wordt op verzoek overgelegd
• Kandidaat beschikt over een geldig PRINCE2-certificaat
• Kandidaat beschikt over een geldig certificaat op het gebied van agile werken
• Kandidaat heeft in de afgelopen vijf jaar minimaal drie jaar gewerkt als project- of programmasecretaris
• Kandidaat heeft in de afgelopen vijf jaar minimaal drie jaar gewerkt binnen het veiligheidsdomein
• Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met de toepassing van privacywetgeving binnen het veiligheidsdomein
• Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met datavraagstukken binnen het veiligheidsdomein. Hieronder wordt verstaan het werken aan vraagstukken rond gegevensdeling, informatie-uitwisseling tussen ketenpartners, registratie of monitoring van gegevens.
• Kandidaat is beschikbaar om op maan- en donderdagen fysiek aanwezig te zijn op de Turfmarkt in Den Haag en is beschikbaar minimaal 32 uur per week en maximaal 36 uur per week.

Wensen

• De kandidaat heeft ervaring als programmasecretaris in een programmateam en is de werkzaamheden zoals beschreven in de opdracht.
• Kandidaat heeft ervaring binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid.

Competenties

• Bestuurlijke sensitiviteit
• Resultaatgerichtheid
• Organisatiesensitiviteit
• Verbindend vermogen
• Omgevingsbewustzijn
• Proactiviteit
• Zelfstandigheid
• Adviesvaardigheid
• Overtuigingskracht
• Helicopterview
• Probleemoplossend vermogen
• Veranderkracht
• creativiteit
• netwerken
• omgevingsbewustzijn
• organisatiesensitiviteit
• overtuigingskracht
• plannen en organiseren