Project secretaris

Team Veiligheid — cluster Openbare Orde en Veiligheid

De gemeenten Woerden en Oudewater zoeken een projectsecretaris voor het programma Weerbare Samenleving binnen het team Veiligheid.

De functie biedt secretariële en organisatorische ondersteuning van drie deelprojecten en ondersteunt de projectleider bij uitvoering en afstemming.

Taken omvatten plannen en organiseren van vergaderingen, beheren van agenda's, voorbereiden en versturen van vergaderstukken en notuleren van bijeenkomsten.

Daarnaast opstellen en verspreiden van verslagen, bijhouden van actie- en besluitenlijsten en faciliteren van interne en externe bijeenkomsten.

De inzet is structureel onderdeel van de reguliere bedrijfsvoering, met fysieke aanwezigheid gewenst bij vergaderingen; werkzaamheden op maandag, dinsdag en donderdag.

Opdracht

Ondersteunen van de projectleider Weerbare Samenleving bij de coördinatie en uitvoering van drie deelprojecten gericht op crisis- en weerbaarheidsmaatregelen.

Zorgen voor efficiënte voorbereiding, uitvoering en opvolging van overleggen en bijeenkomsten, en adequate afstemming tussen projectgroepen en stakeholders.

Verantwoordelijk voor secretariële taken: agendabeheer, verspreiding vergaderstukken, notuleren en bijhouden van actie- en besluitenlijsten.

Organiseren van interne en externe bijeenkomsten en waarborgen van continuïteit en kennisborging binnen het team en organisatie.

Rapporteert en werkt nauw samen met de projectleider en valt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager.

Vereist profiel

• Minimaal MBO+/HBO werk- en denkniveau met aantoonbare ervaring in administratieve of projectondersteunende functies.
• Ervaring met notuleren, agendabeheer en het voorbereiden en verspreiden van vergaderstukken.
• Goed ontwikkelde organisatorische vaardigheden, nauwkeurig en servicegericht; kan meerdere taken en prioriteiten bewaken.
• Sterke communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling, en vaardig met MS Office (Outlook, Word, Excel) en digitale vergaderomgevingen.
• Samenwerkingsgericht, proactief en flexibel; bereidheid tot fysieke aanwezigheid tijdens vergaderingen en beschikbare werkdagen maandag, dinsdag en donderdag.
• Kennis van of affiniteit met gemeentelijke processen, crisis- en weerbaarheidsvraagstukken is een pré.
• Woon- of reisafstand passend voor werkzaamheden in Woerden/Utrecht en enthousiasme om structureel onderdeel te zijn van het team.

Eisen

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4.
• Aantoonbare werkervaring als secretarieel medewerker, managementassistent, projectondersteuner of backofficemedewerker in de afgelopen 5 jaar.
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het plannen, organiseren en ondersteunen van projectvergaderingen en/of bestuurlijke overleggen binnen een gemeentelijke organisatie.
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met notuleren, actiepuntenbeheer, agenda- en vergadercoördinatie.
• Bring your own device is van toepassing; bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld, zoals laptop, telefoon en toebehoren.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie of andere overheidsinstelling in een secretariële, administratieve of projectondersteunende functie.
• Aantoonbare werkervaring met het organiseren, voorbereiden en coördineren van projectvergaderingen, bestuurlijke overleggen en bijeenkomsten met diverse stakeholders.
• Aantoonbare werkervaring met notuleren, verslaglegging, actiepuntenbeheer en het bewaken van de voortgang van afspraken en besluiten.
• Aantoonbare werkervaring met projectondersteuning en het werken met digitale samenwerkings- en projectmanagementsystemen zoals Microsoft 365, Teams, SharePoint, Monday.com of vergelijkbare applicaties.

Competenties

• Aanpassingsvermogen.
• Uitdrukkingsvaardigheid (mondeling).
• Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk).
• Klantgericht.
• Luisteren.
• Doorzettingsvermogen.
• Resultaatgericht werken.
• Samenwerken.
• Organiseren.
• Kritisch.
• Plannen en organiseren.