Project “Wasstraat” Informatiebeheer in beweging

Samenvatting

Gemeente Nieuwegein wil haar informatie- en databeheer structureel verbeteren door een organisatiebrede 'wasstraat' voor het opschonen, ordenen en duurzaam beheren van oude documenten en data.

De huidige informatie is versnipperd, deels onvindbaar of onjuist beheerd, met dubbele opnames en opslag op persoonlijke schijven, wat risico’s en beheerkosten verhoogt.

Doel is per afdeling een schoon, beheerd en toekomstbestendig werklandschap te realiseren waarin alleen actuele en relevante informatie op de juiste plek en met juiste metadata en retentietermijnen wordt bewaard.

De opdracht omvat formulering en uitvoering van een bewezen schoningsaanpak, dagelijkse projectleiding, inventarisatie, structurering, metadata- en retentieadvies en coaching van medewerkers tijdens de uitvoer.

Resultaten: opgeknapte werkomgevingen, verwijderde niet-relevante informatie, beter vindbare en herbruikbare documenten, gerapporteerde beheersrisico’s en toepasbare werkwijzen voor de toekomst.

De aanpak moet organisatiebreed worden uitgerold, teams in staat stellen efficiënter samen te werken en aandacht voor archivering en informatieveiligheid blijvend verhogen.

Gewenst profiel (vereisten)

• Aantoonbare ervaring met een bewezen schoningsaanpak (documentcleanup / migration 'wasstraat') en een concreet voorstel inclusief grove planning.
• Praktische ervaring met inventarisatie, documentanalyse en documentbeoordeling op afdelingsniveau.
• Ervaring met structureren en ordenen van informatie, metadata-toevoeging en toepasbare retentieadviezen.
• Voldoende capaciteit: medewerkers beschikbaar om samen met de gemeente de aanpak uit te voeren; dagelijkse projectleiding op vakgebied.
• Sterke communicatieve vaardigheden, overtuigingskracht, coaching- en verandermanagementvaardigheden om medewerkers en teams te begeleiden.
• Kennis van gemeentelijke werkprocessen en relevante wet- en regelgeving (informatiebeheer, privacy, retentietermijnen).
• Kennis van en ervaring met gemeentelijke documentomgevingen (Teams, zaak- en processystemen, DMS'en) en migratie naar nieuwe structuren.
• Projectmanagementvaardigheden: planning, sturing, rapportage en tijdige signalering van beheersrisico’s.
• Beschikbaarheid: start uiterlijk 1-11-2026; beoogde projectduur circa 9 maanden.

Eisen

• Opstellen en aanleveren van een plan van aanpak op hoofdlijnen waarin wordt beschreven hoe opdrachtnemer de beschreven opdracht zou realiseren (max. 6 pagina’s).
• De opdrachtnemer levert de benodigde medewerkers, zowel in capaciteit als in expertise, om de opdracht af te ronden met de gewenste resultaten en vermeldt het aangeboden team inclusief voorwaarden en uurtarief in het plan van aanpak.
• De projectleider en de in te zetten professionals hebben minstens drie soortgelijke opdrachten in de afgelopen vijf jaar uitgevoerd die aantoonbaar vergelijkbaar zijn met de beschreven opdracht van gemeente Nieuwegein; vermeld de referentieprojecten in de offerte met rol, duur, behaalde resultaat en referenten.

Wensen

• Duidelijkheid in de beschrijving van de aanpak en de fasering om de gewenste situatie te realiseren.
• Duidelijkheid in de beschrijving hoe er draagvlak wordt gecreëerd bij de afdelingen en hoe medewerkers worden gecoacht.
• Duidelijkheid over welke type professionals worden ingezet, hoeveel, tegen welk uurtarief en een eerste ureninschatting.
• Duidelijkheid in de omschrijving van kansen, risico’s en randvoorwaarden die opdrachtnemer ziet om de resultaten wel of niet gerealiseerd te krijgen.
• De wijze waarop opdrachtnemer de behaalde voortgang en resultaten borgt, zowel tijdens de opdracht als bij afronding.
• Duidelijkheid in de beschrijving van de referentieprojecten, met specifieke aandacht voor de situatie voor aanvang, de situatie na afronding en de bijdrage of meerwaarde van opdrachtnemer.
• De projectleider heeft aantoonbare ervaring met soortgelijke opdrachten binnen een overheidsorganisatie en er worden duidelijke referentieprojecten in de offerte vermeld.

Competenties

• Projectmanagement.
• Draagvlak creëren.
• Proactief.
• Communicatief vaardig.