Projectcoördinator A

Alleen detachering, géén zzp

Functieomschrijving

Als projectcoördinator binnen de Programmadirectie ERTMS ben je verantwoordelijk voor de regie op aan te leveren en te verzenden stukken vanuit de programmadirectie en de betrokken sectorpartijen.

Je bewaakt de kwaliteit van het toets- en rapportageproces, doet proactief voorstellen ter verbetering van het aanleverproces en voert deze voorstellen zelfstandig uit.

Je structureert een veelheid aan informatie overzichtelijk en bewaakt de actualiteit daarvan; je werkt vanuit de pijlers coördineren, procesbewaking en registreren.

Je stelt zelfstandig agenda’s, correspondentie, notities en verslagen op, ondersteunt de vergadereffectiviteit en houdt overzicht over acties en opvolging uit diverse overleggen.

Je fungeert als teamverbinder en spil in het programmateam, schakelt met sectorpartijen en het ministerie van IenW en neemt ook buiten reguliere werkzaamheden een rol in processen en netwerken.

In de rol voer je voortgangsoverleggen, coördineer je het toetsproces en bewaak je (proces)planningen in overleg met de Manager Programmabeheersing; daarnaast zorg je voor consistente registratie en archivering van besluitvorming en documentatie.

Vereist profiel

• Aantoonbare ervaring in programmabeheersing, projectcoördinatie of een vergelijkbare rol binnen complexe, meerpartijprojecten (bij voorkeur binnen infrastructuur of spoor).
• Sterke coördinerende en organisatorische vaardigheden; je brengt structuur aan en kunt meerdere lijnen en stakeholders verbinden.
• Ervaring met procesbewaking, toets- en rapportageprocessen; je bewaakt planningen en motiveert afwijkingen adequaat.
• Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden in het Nederlands; vaardig in het opstellen van agenda’s, notulen, correspondentie en voortgangsrapportages.
• Goede administratieve en archiveringsvaardigheden; je kunt zelf een eerste review uitvoeren en feedback geven voordat documenten naar de manager gaan.
• Proactieve, verbetergerichte houding; je initieert en implementeert procesoptimalisaties en houdt focus op programmadoelstellingen.
• Teamspeler met verbindende kwaliteiten en ervaring in stakeholdermanagement op zowel bestuurlijk als operationeel niveau.
• Beschikbaarheid voor detachering (geen zzp).
• Woon- of reisbereidheid naar Utrecht; ervaring met of affiniteit voor spoor/ERTMS is een pre.

Afdeling: Programmadirectie ERTMS — Team Programmabeheersing

Locatie: Utrecht | Opdrachtgever: Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat

Eisen

• Minimaal aantal jaar werkervaring in: bij voorkeur tot 5 jaar ervaring in een vergelijkbare coördinerende rol
• Ervaring met: Windows, powerpoint, Excel, kanban, Microsoft outlook

Competenties

• Je bent een echte teamverbinder
• Je levert een proactieve bijdrage aan de het geheel
• Je werkt nauw samen met de programmamanager en de andere leden van het programmateam
• Je deinst niet terug voor complexiteit en uitdaging
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk
• Je bent zelfstandig, initiatiefrijk, vasthoudend en veerkrachtig
• Je hebt een hoge mate van omgevingssensitiviteit en betrekt partijen bij het proces
• Je kunt omgaan met weerstand en veranderingen en weet draagvlak te creëren
• Je onderhoudt zelfstandig contacten met interne en externe sectorpartijen
• Nauwkeurigheid, integriteit en efficiëntie zijn voor jou vanzelfsprekend.