Projectleider DIV

Opdracht — Samenvatting

Als projectleider DIV ben je verantwoordelijk voor het projectmatig doorontwikkelen en professionaliseren van het DIV-team binnen Regio Gooi en Vechtstreek. Je bewaakt kwaliteit, planning en werkverdeling bij de inrichting en werking van de documentaire informatievoorziening. Je coördineert de uitvoering van het verbeterplan en optimaliseert processen rond digitale archivering en zaakgericht werken. Je fungeert als sparringpartner voor management en directie en levert input voor beleid op het gebied van informatiebeheer en archiefwetgeving. Je verbindt de DIV met andere teams en zorgt voor borging van een kwalitatief hoogwaardige informatiehuishouding in de regio.

Vereist profiel

• HBO/WO werk- en denkniveau, bij voorkeur richting informatiebeheer, documentair/archiefmanagement, bestuurskunde of vergelijkbaar.
• Aantoonbare ervaring met DIV-, archief- of informatiebeheerprojecten en kennis van digitale archivering en zaakgericht werken.
• Sterke projectmanagementvaardigheden; ervaring met projectplannen, planning, risicobeheersing en resultaatgerichte sturing (bijv. PRINCE2, Agile of gelijkwaardig is een pré).
• Goede kennis van relevante wet- en regelgeving (Archiefwet, AVG/ privacyregelgeving) en vaardigheden om beleid daarmee te verbinden.
• Uitstekende communicatieve en verbindende vaardigheden: stakeholdermanagement, samenwerken met afdelingen en adviseren van directie/management.
• Analytisch vermogen, procesinzichten en ervaring met implementatie en borging van werkprocessen en kwaliteitsstandaarden.
• Initiatiefnemer en veranderingsgezind: vermogen om draagvlak te creëren en teams mee te nemen in professionalisering.
• Organisatiebewust, resultaatgericht en digitaal vaardig; ervaring met relevante zaaksystemen/archief- en DMS-oplossingen is een pré.
• Bereidheid tot reizen binnen de regio Gooi en Vechtstreek en vloeiend Nederlands in woord en geschrift.

Eisen

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als senior medewerker of leidinggevende DIV.
• Aantoonbare werkervaring bij een gemeente of overheidsinstelling.
• Aantoonbare werkervaring met digitale archivering en zaakgericht werken.
• Aantoonbare werkervaring met AVG, WOO en de archiefwetgeving.
• Aantoonbaar beschikbaar voor 36 uur per week gedurende de volledige opdrachtperiode.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring als projectleider DIV bij een overheidsinstelling of gemeente.
• Aantoonbare werkervaring met projectmatige professionalisering van informatiehuishouding.
• Aantoonbare werkervaring met digitale archivering en zaakgericht werken.
• Aantoonbare werkervaring met AVG, WOO en de archiefwetgeving.

Competenties

• Organisatiesensitiviteit: het vermogen om te begrijpen hoe de hazen lopen binnen een overheidsinstelling of gemeente. De sr DIV-medewerker moet aanvoelen wanneer een proceswijziging politiek of bestuurlijk gevoelig ligt en welke impact veranderingen hebben op de verschillende lagen in de organisatie.
• Overtuigingskracht: het vermogen om anderen te winnen voor een bepaald standpunt of een nieuwe werkwijze, juist wanneer er sprake is van ingesleten gewoontes.
• Beïnvloedingsvaardigheid: het vermogen om anderen te winnen voor een bepaald standpunt of een nieuwe werkwijze, juist wanneer er sprake is van ingesleten gewoontes. Omdat het archiefsysteem momenteel onvoldoende wordt benut, moet deze professional het management en de medewerkers overtuigen van het werken met het systeem om te voldoen aan wet- en regelgeving.
• Communicatieve Vaardigheid: schakelen in taal en stijl van strategisch niveau tot tactisch en operationeel niveau en schakelen met de leverancier.
• Analytisch Vermogen: het snel kunnen doorgronden van de huidige (suboptimale) processen, het scheiden van hoofd- en bijzaken, en het herkennen van de exacte knelpunten in de huidige documentaire informatievoorziening.
• Procesdenken: het kunnen vertalen van huidig maatwerk naar efficiënte best practice standaarden.
• Resultaatgerichtheid: actief sturen op het behalen van de projectdoelstellingen en deadlines.
• Daadkracht: het durven nemen van beslissingen en het escaleren als het proces stagneert.