Projectleider Document Management systeem (DMS)

Samenvatting

Deze opdracht richt zich op het ontwerpen van een samenhangend en toekomstbestendig fundament voor documentbeheer binnen SamenTwente, afgestemd op Microsoft 365 (SharePoint, Teams, OneDrive) en de volledige document- en informatielevenscyclus.

Doel is het leveren van beleid, governance, definities, classificatie- en taxonomiemodellen, metadata-kader, procedures en een M365-normenkader, inclusief een implementatie-roadmap (Fase I: ontwerpen, niet technisch uitrollen).

De scope omvat IST-analyse en GAPs, begrippenkader, classificatie & taxonomie, governance- en eigenaarschapsmodel, beleidskader en een uitvoerbaar procedurehandboek gekoppeld aan functionele M365-eisen.

Het resultaat bestaat uit vijf mijlpalen met vaste deadlines (okt–dec 2026) en een eindlevering die als integraal, bestuurlijk vast te stellen projectrapport moet kunnen dienen; oplevering in Word met versiebeheer, peer review en schriftelijke stuurgroepacceptatie is verplicht.

Compliance-eisen zoals BIO, NEN 7510, AVG en Archiefwet zijn leidend; implementatie en technische inrichting vallen buiten Fase I en worden in Fase II uitgevoerd door functioneel beheer en ICT.

Vereist profiel

• Ervaring: Minimaal 5–8 jaar aantoonbare ervaring in informatie- en documentmanagementprojecten, bij voorkeur binnen (semi)overheid of publieke samenwerkingsverbanden.
• Vakinhoudelijke kennis: Diepgaande kennis van Microsoft 365-ecosysteem (SharePoint, Teams, OneDrive), records management, metadata-modellen, content types, labels en retentiebeleid.
• Regelgeving & standaarden: Aantoonbare ervaring met toepassen van BIO, NEN 7510, AVG en Archiefwet in beleids- en inrichtingseisen voor documentbeheer.
• Governance & processen: Sterk in opzetten van governance-, eigenaarschaps- en RACI-modellen; ervaring met beschrijven van beleidskaders, procedures en escalatiemodellen.
• Taxonomie & classificatie: Ervaring met ontwerpen van organisatie-brede taxonomieën, classificatiemodellen en metadata-kaders die werk- versus officiële documenten onderscheiden.
• Deliverable-gericht: Gewend om volledige, bestuurlijk vast te stellen documenten te leveren (begrippenkader, procedures, normenkader, roadmap); kan peer-review verwerken en voldoet aan acceptatiecriteria.
• Projectvaardigheden: Zelfstandig resultaatgericht, goed in stakeholdermanagement en samenwerking met stuurgroep, IM&T, IB, functioneel beheer en CISO; ervaring met tijdgebonden mijlpalen en kwaliteitsborging.
• Communicatie & taal: Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden in het Nederlands; kan complexe inhoud helder en bestuurlijk geschikt formuleren.
• Beschikbaarheid & locatie: Beschikbaar voor de looptijd (4 okt 2026 – 19 feb 2027) en bereid tot samenwerking met partijen in Twente/Enschede; flexibele inzet voor werkgroepen en stuurgroepoverleg.
• Gewenste diploma’s/certificaten: HBO/WO werk- en denkniveau in informatiekunde, informatiemanagement, IST/IT of vergelijkbaar; certificaten in informatiearchitectuur, records management of M365-beheer zijn een pré.

Eisen

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal HBO-bachelor niveau.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectleider informatiebeheer.
• Aantoonbare werkervaring M365-architectuur.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar met het schrijven van implementatieplannen informatiebeheer.

Wensen

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal HBO-bachelor niveau in de richting van IT, informatiemanagement.
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als projectleider informatiebeheer.
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft 365 & documentbeheer met duidelijke motivering.
• Aantoonbare kennis compliance-kaders (BIO, NEN 7510, AVG, Archiefwet).
• Uurtarief maximaal €110,- excl. btw / inclusief reiskosten woon-werk, werk-werk.

Competenties

• Sterke communicatieve vaardigheden.
• Besluitvaardig.
• Resultaatgericht.
• Analytisch vermogen.
• Stressbestendig.
• Zelfstandig werkend.