Projectleider Document Management systeem (DMS)

Beschrijving

SamenTwente is de overkoepelende organisatie van GGD Twente, Veilig Thuis Twente en OZJT en ondersteunt daarnaast gastinitiatieven zoals Kennispunt Twente, Samen14 en Twentse Koers.
De opdracht richt zich op het ontwerpen van een samenhangend fundament voor documentbeheer binnen Microsoft 365, inclusief beleidskader, governance, metadata- en classificatiemodel en een implementatie-roadmap.
Het doel is een toekomstbestendig DMS-concept dat de document- en informatielevenscyclus ondersteunt, onderscheid maakt tussen werk- en officiële documenten en voldoet aan compliance-eisen (BIO, NEN 7510, AVG, Archiefwet).
Scope omvat IST-analyse, definitiekader, taxonomie en metadata, governance- en eigenaarschapsmodel, beleidskader, procedurehandboek, M365-normenkader en een gefaseerde implementatieroadmap; implementatie en technische uitrol zijn expliciet out-of-scope (Fase II).
De opdracht is resultaatgericht, duurt 20 weken (04-10-2026 t/m 19-02-2027) en wordt uitgevoerd in nauwe afstemming met een stuurgroep (CIO, CISO, Teamleider IM&T, Adviseur informatiebeheer) en een multidisciplinaire werkgroep.

Vereist profiel

• Opleiding: HBO/WO, bij voorkeur Informatiekunde, Archiefkunde, Informatieveiligheid of vergelijkbaar.
• Ervaring: Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring met ontwerp en governance van documentmanagementsystemen in complexe (publieke) organisaties, bij voorkeur binnen zorg of overheid.
• Microsoft 365-kennis: Praktische kennis van SharePoint, Teams, OneDrive, content types, labels, retentiepolicies en records management; ervaring met het opstellen van functionele M365-eisen.
• Compliance & security: Kennis van en ervaring met BIO, NEN 7510, AVG en Archiefwet; ervaring met privacy- en informatiebeveiligingsvraagstukken en het vertalen daarvan naar beleid en inrichtingseisen.
• Informatiearchitectuur: Aantoonbare ervaring met het ontwerpen van classificatie-, taxonomie- en metadata-modellen en het opstellen van bewaartermijnen en archiveringsregels.
• Governance & processen: Ervaring met opzetten van governancemodellen, RACI-matrices, eigenaarschapsmodellen, escalatie- en besluitvormingsprocessen en het opstellen van procedurehandboeken.
• Projectaanpak: Zelfstandig resultaatgericht, ervaring met opstellen van implementatie-roadmaps (quick wins, middellange termijn), risico- en prioriteitenanalyses; ervaring met werken in stuurgroepen en werkgroepen.
• Communicatie & stakeholdermanagement: Sterke communicatieve vaardigheden in het Nederlands, vaardig in stakeholderanalyse en het faciliteren van besluitvorming tussen IM&T, IB, functioneel beheer, IT en CISO.
• Methodieken & certificaten (pré): Ervaring met of kennis van Prince2/Prince2 Agile, Agile werkwijze, of vergelijkbare projectmethodieken; relevante certificaten op gebied van informatiebeveiliging (bijv. ISO27001, CISM, CISA) zijn een pré.
• Beschikbaarheid & resultaat: Beschikbaar voor de volle looptijd van 20 weken (04-10-2026 t/m 19-02-2027), met focus op oplevering van formele producten: IST-analyse, definitiekader, taxonomie & metadata-kader, governancemodel, beleidskader, procedurehandboek, M365-normenkader en implementatieroadmap.
• Persoonskenmerken: Analytisch, pragmatisch, bestuurlijk sensitief, verbindend en gewend om complexe inhoud terug te brengen tot toepasbare richtlijnen en concrete stappen voor Fase II.

Eisen

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectleider informatiebeheer
• Aantoonbare werkervaring M365-architectuur
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar met het schrijven van implementatieplannen informatiebeheer
• Uurtarief maximaal €100,- excl. btw / inclusief reiskosten woon-werk, werk-werk

Wensen

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als projectleider informatiebeheer (selectiecriterium)
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft 365 & documentbeheer met duidelijke motivering (selectiecriterium)
• Aantoonbare kennis compliance-kaders (BIO, NEN 7510, AVG, Archiefwet) (selectiecriterium)

Competenties

• Sterke communicatieve vaardigheden
• Besluitvaardig en resultaatgericht
• Analytisch vermogen
• Stressbestendig
• Zelfstandig werkend