Projectleider Teams

Samenvatting van de werkomgeving en opdracht

Informatiebeheer is een kernvoorwaarde voor een betrouwbare en transparante gemeente; Almere streeft naar duurzame toegankelijkheid van alle informatie.
Tussen 2019 en eind 2022 is Microsoft Teams met SharePoint en OneDrive ingevoerd, maar governance, kwaliteitszorg en beheer zijn onvoldoende geborgd.
De opdracht betreft het leiden van een verbetertraject om wildgroei, achterstanden en risico's binnen MS Teams en onderliggende platforms weg te werken.
Je start met een gedegen verkenning van de huidige inrichting en gebruik, stelt op basis daarvan een concreet verbeterplan op en leidt de uitvoering inclusief governance, retentiebeleid en templates.
Het traject omvat ook een adoptie- en communicatieplan om gedragsverandering te borgen en eindigt met overdracht van de beheer- en verantwoordelijksstructuur aan de organisatie.

Vereist profiel (vereiste profielbeschrijving)

De projectleider die wij zoeken voldoet aan de volgende profielkenmerken en eisen:

• Opleiding: HBO of WO diploma passend bij de opdracht.
• Ervaring: Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring als projectleider bij organisatiebrede verandertrajecten; minimaal 2 afgeronde projecten op het gebied van MS Teams en/of SharePoint.
• Vakinhoudelijke kennis: Aantoonbare kennis van de Archiefwet en van informatiebeheerprincipes (registratie, bewaartermijnen, vernietiging, overdracht).
• Methodieken: Ervaring met gangbare projectmethodieken (PRINCE2, agile/scrum) en bereidheid om te werken volgens de Almere projectstandaarden.
• Leiderschap: Kan een projectteam samenstellen en effectief aansturen, geeft richting en zorgt voor duidelijke rollen en verantwoordelijkheden.
• Kwaliteits- en compliancegericht: Werkt risicogestuurd en borgt kwaliteit en wettelijke naleving gedurende het gehele traject.
• Veranderkundig leiderschap: Creëert organisatiebreed draagvlak, begeleidt medewerkers in de gewenste gedragsverandering en vertaalt beleid naar uitvoerbare acties.
• Plannen en organiseren: Stelt realistische planningen op, bewaakt voortgang en coördineert meerdere parallelle deeltrajecten efficiënt.
• Samenwerking en omgevingssensitiviteit: Werkt effectief met stakeholders van werkvloer tot bestuur en speelt in op formele en informele verhoudingen binnen de gemeentelijke context.
• Persoonlijke eigenschappen: Neemt initiatief, is flexibel bij wisselende prioriteiten, overtuigend in communicatie en een echte doener die plannen ook daadwerkelijk realiseert.
• Werkomgeving: Bereidheid tot hybride werken; fysieke aanwezigheid op locatie Almere wanneer samenwerking of besluitvorming dit vereist.

Eisen

• Leiderschap: richt een projectteam in, stuurt het projectteam effectief aan, geeft richting, creëert duidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden en creëert een omgeving waarin samenwerking, professionele inbreng van vakspecialisten en resultaten optimaal tot hun recht komen.
• Kwaliteits- en compliancegerichtheid: werkt in lijn met wet- en regelgeving, waaronder de Archiefwet, en borgt kwaliteit gedurende het hele traject.
• Veranderkundig leiderschap: geeft organisatiebreed richting aan verandering, creëert draagvlak en neemt medewerkers mee in de gewenste beweging.
• Plannen en organiseren: stelt realistische planningen op, bewaakt de voortgang, houdt overzicht over meerdere parallelle deeltrajecten en zorgt voor tijdige realisatie van resultaten.
• Samenwerken: werkt effectief samen met uiteenlopende stakeholders van werkvloer tot bestuur en creëert draagvlak voor verandering.
• Omgevingssensitiviteit: heeft inzicht in de formele en informele verhoudingen binnen een gemeentelijke organisatie en weet hier effectief op in te spelen.
• Initiatief nemen: signaleert knelpunten en kansen, pakt deze proactief op en wacht niet af.
• Flexibiliteit: past de aanpak aan op basis van uitkomsten van de verkenning en speelt in op wisselende prioriteiten binnen de organisatie.
• Overtuigen: weet betrokkenen te motiveren voor het belang van goed informatiebeheer en brengt verbetervoorstellen overtuigend over.
• Doener (get-things-done): combineert analytisch vermogen met een uitvoeringsgerichte instelling en zorgt dat plannen ook daadwerkelijk landen in de organisatie.