Projectleider verkenning en verbetering MS Teams

Belangrijk

Deze opdracht is niet geschikt voor ZZP!!!!!!

Korte beschrijving van de opdracht

Als projectleider voer je een verbeterslag uit voor het informatiebeheer rondom MS Teams, SharePoint en OneDrive binnen Gemeente Almere.

Je start met een gedegen verkenning van de huidige inrichting, gebruik en beheer, en brengt achterstanden, wildgroei, risico's en verbetermogelijkheden per organisatieonderdeel in kaart.

Op basis van de verkenning stel je een concreet verbeterplan op met maatregelen, planning, rollen en verantwoordelijkheden en je stuurt de uitvoering van dat plan aan.

Je richt governance en beheerstructuren in (inclusief retentiebeleid, templates en gebruiksafspraken), ontwikkelt een adoptie- en communicatieplan en zorgt voor overdracht en borging van beheerverantwoordelijkheid.

De projectleider werkt binnen het programma Informatiebeheer, rapporteert aan de programmamanager en stuurgroep en werkt nauw samen met ICT, Adviseurs Informatiebeheer en betrokken afdelingen; fysieke aanwezigheid in Almere is vereist waar nodig.

Op te leveren resultaten (samengevat)

• Verkenningsrapport met overzicht van huidige situatie, achterstanden, risico's en verbetermogelijkheden.
• Verbeterplan met concrete maatregelen, planning, prioritering, rollen en verantwoordelijkheden.
• Ingestelde governance- en beheerstructuur inclusief retentiebeleid en templates.
• Actieplan voor het wegwerken van achterstanden en een adoptie-/communicatieplan voor gedragsverandering.
• Eindrapportage en overdracht van beheerverantwoordelijkheid aan de organisatie.

Vereist profiel (kort en kernachtig)

Je bent een ervaren projectleider met minimaal HBO/WO-opleiding en ten minste 5 jaar aantoonbare ervaring in organisatiebrede verandertrajecten. Je hebt minimaal 2 afgeronde projecten op het gebied van MS Teams en/of SharePoint en aantoonbare kennis van de Archiefwet. Je bent thuis in gangbare projectmethodieken (PRINCE2, agile/scrum) en werkt volgens de standaarden van Gemeente Almere.

Belangrijkste competenties en vaardigheden

• Leiderschap: kunt projectteams inrichten en effectief aansturen, richting geven en rollen verduidelijken.
• Kwaliteits- en compliancegericht: werkt volgens wet- en regelgeving (o.a. Archiefwet) en borgt kwaliteit doorlopend.
• Veranderkundig leiderschap: creëert draagvlak en begeleidt organisatiebreed de gewenste verandering.
• Plannen & organiseren: stelt realistische planningen op, bewaakt voortgang en coördineert parallelle deeltrajecten.
• Samenwerken en omgevingssensitiviteit: werkt effectief met stakeholders van werkvloer tot bestuur en begrijpt gemeentelijke verhoudingen.
• Initiatief en flexibiliteit: signaleert knelpunten, pakt ze proactief op en past aanpak aan bij veranderende prioriteiten.
• Overtuigingskracht en 'doener'-mentaliteit: weet betrokkenen te motiveren en zorgt dat plannen daadwerkelijk landen en geborgd worden.

Aanvullende voorwaarden

Hybride werken is mogelijk, maar fysieke aanwezigheid in Almere is vereist wanneer samenwerking of besluitvorming dat vraagt. Budget en definitieve formatie worden na de verkenningsfase in overleg vastgesteld.

Eisen

• Leiderschap: richt een projectteam in, stuurt het projectteam effectief aan, geeft richting, creëert duidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden en creëert een omgeving waarin samenwerking, professionele inbreng van vakspecialisten en resultaten optimaal tot hun recht komen.
• Kwaliteits- en compliance gerichtheid: werkt in lijn met wet- en regelgeving, waaronder de Archiefwet, en borgt kwaliteit gedurende het hele traject.
• Veranderkundig leiderschap: geeft organisatiebreed richting aan verandering, creëert draagvlak en neemt medewerkers mee in de gewenste beweging.
• Plannen en organiseren: stelt realistische planningen op, bewaakt de voortgang en houdt overzicht over meerdere parallelle deeltrajecten en zorgt voor tijdige realisatie van resultaten.
• Samenwerken: werkt effectief samen met uiteenlopende stakeholders van werkvloer tot bestuur en creëert draagvlak voor verandering.
• Omgevingssensitiviteit: heeft inzicht in de formele en informele verhoudingen binnen een gemeentelijke organisatie en weet hier effectief op in te spelen.
• Initiatief nemen: signaleert knelpunten en kansen, pakt deze proactief op en wacht niet af.
• Flexibiliteit: past de aanpak aan op basis van uitkomsten van de verkenning en speelt in op wisselende prioriteiten binnen de organisatie.
• Overtuigen: weet betrokkenen te motiveren voor het belang van goed informatiebeheer en brengt verbetervoorstellen overtuigend over.
• Doener (get-things-done): combineert analytisch vermogen met een uitvoeringsgerichte instelling en zorgt dat plannen ook daadwerkelijk landen in de organisatie.