Projectleider verkenning en verbetering MS Teams

Samenvatting

De gemeente Almere wil het informatiebeheer binnen Microsoft Teams, met onderliggende SharePoint en OneDrive, verbeteren om duurzame toegankelijkheid en transparantie te borgen.

Tussen 2019 en eind 2022 vond implementatie plaats, maar kwaliteitszorg en beheer zijn nog onvoldoende ingericht, waardoor wildgroei en achterstanden zijn ontstaan.

Als projectleider voer je een gedegen verkenning uit van inrichting, gebruik en beheer, brengt risico's en verbetermogelijkheden per organisatieonderdeel in kaart en stelt een concreet verbeterplan op.

Je richt governance, retentiebeleid, templates en gebruiksafspraken in, stuurt uitvoering en prioritering aan, en ontwikkelt een adoptie- en communicatieplan om gedragsverandering te borgen.

Het project valt onder het programma Informatiebeheer; je rapporteert aan de programmamanager en stuurgroep, werkt nauw samen met ICT en Adviseurs Informatiebeheer (IBC) en zorgt voor eindrapportage en overdracht van beheerverantwoordelijkheid.

Vereist profiel

Wij zoeken een ervaren projectleider met aantoonbare kennis van informatiebeheer en ruime ervaring met Microsoft Teams, SharePoint en OneDrive binnen (bij voorkeur) gemeentelijke of vergelijkbare publieke organisaties. Het profiel omvat minimaal:

• Opleiding op hbo/wo-niveau in informatiekunde, informatiemanagement, bestuurskunde, bedrijfskunde of vergelijkbaar.
• Aantoonbare ervaring met projecten voor inrichting en verbetering van informatiebeheer, inclusief governance, retentiebeleid en beheerprocessen.
• Diepgaande kennis van Microsoft 365-landschap (Teams, SharePoint, OneDrive) en praktische ervaring met migraties, inrichting en beheer.
• Sterke projectmanagementvaardigheden (plannen, sturen op scope, tijd, budget en risico’s) en ervaring met gemeentelijke besluitvormings- en rapportagestructuren.
• Ervaring met verander- en adoptietrajecten: opstellen van communicatieplannen, trainen van gebruikers en borgen van nieuw gedrag.
• Uitstekende stakeholdermanagement- en adviesvaardigheden; vermogen om samen te werken met ICT, IBC, afdelingshoofden en bestuurlijke lagen.
• Analytisch sterk, resultaatgericht, organisatorisch gevoel en bestuurlijke sensitiviteit; goede schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheden in het Nederlands.
• Bereidheid tot hybride werken en fysieke aanwezigheid in Almere wanneer samenwerking of besluitvorming dit vereist.

Eisen

• Kennis van en ervaring met gangbare projectmethodieken (PRINCE2, agile /scrum)
• Bereid volgens de standaarden van Almere projectmanagement uit te voeren
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider bij organisatiebrede verandertrajecten
• Minimaal 2 afgeronde projecten op het gebied van MS Teams en/of SharePoint
• Aantoonbare kennis van de Archiefwet

Wensen

• Je bent bij voorkeur thuis in de gemeentelijke context en begrijpt wat er nodig is om mensen mee te krijgen in een veranderproces.

Competenties

• Leiderschap: richt een projectteam in, stuurt het projectteam effectief aan, geeft richting, creëert duidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden
• Kwaliteits- en compliancegerichtheid: Werkt in lijn met wet- en regelgeving, waaronder de Archiefwet en borgt kwaliteit gedurende het hele traject.
• Veranderkundig leiderschap: geeft organisatiebreed richting aan verandering, creëert draagvlak en neemt medewerkers mee in de gewenste beweging.
• Plannen en organiseren: Stelt realistische planningen op, bewaakt de voortgang en houdt overzicht over meerdere parallelle deeltrajecten
• Samenwerken: Werkt effectief samen met uiteenlopende stakeholders van werkvloer tot bestuur en creëert draagvlak voor verandering.
• Omgevingssensitiviteit: Heeft inzicht in de formele en informele verhoudingen binnen een gemeentelijke organisatie en weet hier effectief op in te spelen.
• Initiatief nemen: Signaleert knelpunten en kansen, pakt deze proactief op en wacht niet af.
• Flexibiliteit: Past de aanpak aan op basis van uitkomsten van de verkenning en speelt in op wisselende prioriteiten binnen de organisatie.
• Overtuigen: Weet betrokkenen te motiveren voor het belang van goed informatiebeheer en brengt verbetervoorstellen overtuigend over.
• Doener (get-things-done): Combineert analytisch vermogen met een uitvoeringsgerichte instelling en zorgt dat plannen ook daadwerkelijk landen in de organisatie.