Projectleider Verkiezingen

Opdracht

De opdrachtnemer ondersteunt de gemeente Hof van Twente bij het organiseren, professionaliseren en borgen van het gemeentelijke verkiezingsproces. Taken omvatten onder meer het opstellen en bewaken van een integrale verkiezingsplanning, het opzetten en actualiseren van een praktisch draaiboek, het beschrijven van processen en werkinstructies, het uitwerken van aanpakken voor kandidaatstelling, stembureaus, logistiek en materiaalvoorziening, en het verzorgen van aantoonbare kennisoverdracht aan een door de gemeente aangewezen medewerker. Bij een zzp-opdracht geldt een resultaatverplichting: de opdrachtnemer levert aan het einde van de opdracht een compleet, overdraagbaar kennis- en documentatiepakket, een geteste draaiboekset en een eindevaluatie met concrete aanbevelingen (kop en staart: startafspraken, tussenproducten/mijlpalen en eindoplevering inclusief overdracht). De opdrachtnemer werkt zelfstandig en ontvangt geen dagelijkse inhoudelijke aansturing van de gemeente.

Beschrijving (samenvatting, minimaal 5 regels)

De opdracht richt zich op het creëren van een professioneel, beheersbaar en rechtmatig verkiezingsproces binnen de gemeente Hof van Twente. De opdrachtnemer brengt aantoonbare expertise in gemeentelijke verkiezingsorganisatie en werkt resultaatgericht aan concrete opleveringen en borging van kennis. Belangrijke leveringen zijn een integrale verkiezingsplanning, een praktisch draaiboek, procesbeschrijvingen en werkinstructies en een risicoanalyse met beheersmaatregelen. Daarnaast wordt een georganiseerde kennisoverdracht naar een aangewezen medewerker gegarandeerd, inclusief documentatie en praktijktoelichting. Ten slotte wordt een eindevaluatie opgeleverd met concrete verbeteradviezen voor toekomstige verkiezingen zodat de gemeente zelfstandig verder kan.

Doel van de opdracht

Het doel is het realiseren van een zorgvuldig, beheersbaar, rechtmatig en overdraagbaar verkiezingsproces dat door de gemeentelijke organisatie zelfstandig kan worden voortgezet na afronding van de opdracht. De nadruk ligt op concrete resultaten, borging van kennis en overdraagbaarheid van processen en documentatie.

Resultaten (minimaal verwacht)

• Een actuele integrale verkiezingsplanning met wettelijke termijnen, afhankelijkheden en mijlpalen.
• Een praktisch en actueel verkiezingsdraaiboek.
• Duidelijke procesbeschrijvingen en werkinstructies voor alle relevante onderdelen.
• Uitgewerkte aanpakken voor kandidaatstelling, stembureaus, logistiek en materiaalvoorziening.
• Een overzicht van risico's, knelpunten, afhankelijkheden en bijbehorende beheersmaatregelen.
• Aantoonbare kennisoverdracht aan een door de gemeente aangewezen medewerker.
• Een eindevaluatie met concrete aanbevelingen voor toekomstige verkiezingen.
• Een overdraagbaar kennis- en documentatiepakket waarmee de gemeente zelfstandig verder kan.

Werkzaamheden

• Analyseren van de bestaande verkiezingsorganisatie, processen en documentatie.
• Opstellen, actualiseren en bewaken van de integrale verkiezingsplanning.
• Structureren en verbeteren van processen en opstellen van draaiboeken, procesbeschrijvingen en werkinstructies.
• Voorbereiden van alle onderdelen van het verkiezingsproces en coördinatie met betrokken disciplines en externe partijen.
• Inventariseren en beheersen van risico's en afhankelijkheden; opstellen van mitigatie- en continuïteitsmaatregelen.
• Organiseren van kennisoverdracht, trainingen en praktijkgerichte overdrachtssessies.
• Opstellen van een eindevaluatie en concrete aanbevelingen voor borging en toekomstige aanbestedingen.

Samenwerking en afstemming

Afstemming is vereist met Burgerzaken, Facilitair, Communicatie, ICT en externe partijen. De opdrachtnemer regelt zelf de benodigde afstemming en werkt uitsluitend gericht op het realiseren van de overeengekomen resultaten. De opdrachtnemer neemt geen structurele rol in binnen de reguliere personele bezetting en ontvangt geen dagelijkse aansturing vanuit de gemeente.

Kennisoverdracht

De opdrachtnemer zorgt voor duurzame borging van kennis binnen de organisatie door gezamenlijke sessies, toelichting van regelgeving, het beschikbaar stellen en toelichten van documentatie, praktische overdracht van werkwijzen, scenario- en risicooverleggen en evaluaties. Resultaat: een voldoende gedocumenteerde en geoefende medewerker die de verkiezingsorganisatie zelfstandig kan voortzetten en kan inschakelen bij toekomstige aanbestedingen.

Vereist profiel opdrachtnemer

• Bij voorkeur hbo-/wo-werk- en denkniveau met aantoonbare ervaring in project- of opdrachtleiding.
• Minimaal 3–5 jaar aantoonbare ervaring met gemeentelijke verkiezingsorganisatie of vergelijkbare verkiezingsprojecten binnen de publieke sector.
• Grondige kennis van relevante wet- en regelgeving rondom verkiezingen en ervaring met het opstellen van draaiboeken, procesbeschrijvingen en werkinstructies.
• Sterke projectmanagementvaardigheden: planning, risicomanagement, stakeholdermanagement en rapportage.
• Ervaring met kennisoverdracht en training van medewerkers; vaardig in het opzetten van overdraagbare documentatiepakketten.
• Zelfstandig, resultaatgericht en in staat om binnen beperkte bestuurlijke en organisatorische kaders te acteren.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands, zowel schriftelijk als mondeling.
• Beschikbaarheid gedurende de voorbereiding en uitvoering van de verkiezingen, inclusief inzet rondom de verkiezingsdag(en) en evaluatieperiode.

Contactgegevens en opdrachtgever

Opdrachtgever: Gemeente Hof van Twente, Overijssel — Projectleider Verkiezingen, Management.

Eisen

• Bring your own device’ is van toepassing. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon en toebehoren (enkel van toepassing bij opdrachten tot 3 maanden).
• Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring als projectleider.
• Aantoonbare ervaring met de organisatie van gemeentelijke verkiezingen.
• Beschikt over aantoonbare kennis van de Kieswet en relevante verkiezingsregelgeving.
• Aantoonbare ervaring met het opstellen van draaiboeken en procesbeschrijvingen.
• Aantoonbare ervaring met kennisoverdracht en/of coaching-on-the-job.
• Beschikbaar van september tot en met 30 april 2027.
• Gemiddeld circa 8 uur per week beschikbaar.
• Voert de opdracht uit als zelfstandig ondernemer / vanuit een eigen onderneming.
• Accepteert de toepasselijke voorwaarden van de opdracht en de wijze waarop de gemeente de opdracht als externe, zelfstandige opdracht laat uitvoeren.

Wensen

• Aantoonbare en recente ervaring met gemeentelijke verkiezingen en complexe verkiezingsprocessen.
• Ervaring met het zelfstandig organiseren en realiseren van complexe projecten binnen een bestuurlijke/gemeentelijke omgeving.
• Aantoonbare ervaring met het overdragen en duurzaam borgen van specialistische kennis binnen organisaties.
• De kwaliteit en concreetheid van de voorgestelde aanpak voor planning, procesinrichting, risicomanagement, documentatie, kennisoverdracht, evaluatie en borging.

Competenties

• Uitstekende schriftelijke communicatieve vaardigheden
• Uitstekende mondelinge communicatieve vaardigheden
• Een zelfstandige en resultaatgerichte werkwijze
• Het vermogen om complexe processen te structureren en overzichtelijk te maken
• Aanpassingsvermogen
• Uitdrukkingsvaardigheid (mondeling)
• Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk)
• Klantgericht
• Delegere
• Luisteren
• Doorzettingsvermogen
• Tactisch gedrag
• Motiveren
• Resultaatgericht werken
• Samenwerken
• Overtuigen
• Assertiviteit
• Besluitvaardigheid
• Organiseren
• Kritisch
• Analyserend vermogen
• Plannen en organiseren