Projectleider Workflowsysteem & Bestuurlijke besluitvormingssystemen

Beschrijving

De provincie Utrecht herziet het bestuurlijke besluitvormingsproces en wil een nieuw workflowsysteem implementeren ter ondersteuning van bestuurlijke besluitvorming en andere generieke processen, inclusief adoptie.

Daarnaast wordt het huidige Stateninformatiesysteem (SIS) vervangen en samengebracht in één bestuurlijk besluitvormingssysteem door uitbreiding van het huidige iBabs-gebruik voor de ambtelijke organisatie en Gedeputeerde Staten.

De opdracht omvat het leiden van selectie en implementatie: opstellen van projectplannen, planningen, risicoanalyses en voortgangsrapportages, en het voorbereiden en begeleiden van het aanbestedingstraject in samenwerking met inkoop, juridische zaken en inhoudelijke experts.

Het configureren en implementeren van iBabs voor Provinciale Staten, het aansturen van stakeholders, bewaken van scope, tijd, budget en kwaliteit, en zorgen voor een soepele implementatie en overdracht naar beheer (adoptie) behoren tot de verantwoordelijkheden.

Voor de uitvoering levert de opdrachtnemer eigen (ICT-)middelen; eventuele extra bedrijfsmiddelen blijken voor eigen rekening te zijn. De werkzaamheden behoren tot de reguliere taken van de functie Projectleider Workflowsysteem & Bestuurlijke besluitvormingssystemen.

Je werkt nauw samen met team IV-O, onder leiding en toezicht van teamleider Jenny van den Heuvel; werkplek is Provinciehuis Utrecht, werkdagen ma–vr tussen 7:30–18:00, maximaal 50% thuiswerken met verplichte kantoordag.

Vereist profiel

• Aantoonbare ervaring als projectleider bij selectie en implementatie van workflowsystemen of bestuurlijke besluitvormingssystemen (bij voorkeur iBabs of vergelijkbaar).
• Sterke ervaring met verandermanagement en het begeleiden van gebruikers bij digitale transities en adoptie.
• Affiniteit met informatiebeheer, procesoptimalisatie en dienstverlening; kennis van bestuurlijke besluitvormingsprocessen.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden en politiek-bestuurlijke sensitiviteit; stevig in stakeholdermanagement en samenwerken met inkoop en juridische teams.
• Ervaring met werken onder architectuur en het bewaken van scope, tijd, budget en kwaliteit binnen complexe bestuurlijke omgevingen.
• Beschikbaarheid om op locatie in Utrecht te werken conform aangegeven werktijden en het inzetten van eigen (ICT-)middelen gedurende de opdracht.

Eisen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met projectmanagement binnen een overheidsorganisatie.
• Minimaal twee succesvol afgeronde projecten als projectmanager binnen een overheidsorganisatie.
• Aantoonbare werkervaring, blijkend uit minimaal één succesvol afgerond project in de afgelopen 5 jaar, met zowel de aanbesteding als de implementatie van een workflowsysteem binnen een overheidsorganisatie.
• De kandidaat dient de werkzaamheden persoonlijk uit te voeren. Vrije vervanging is niet toegestaan.

Wensen

• Ervaring met verandermanagement en het meenemen van gebruikers in digitale transities. Affiniteit met informatiebeheer, procesoptimalisatie en dienstverlening.
• Sterke communicatieve vaardigheden en politiek-bestuurlijke sensitiviteit.
• Kennis van bestuurlijke besluitvormingsprocessen.
• Ervaring met het werken onder architectuur.
• Aantoonbare werkervaring met het werken onder architectuur, inclusief samenwerking met een projectarchitect en borging van ontwerpprincipes in projecten.
• Aantoonbare afgeronde diploma’s Prince2, IPMA, PMBOK en/of MSP, en financiële monitoring.
• Aantoonbare werkervaring met verandermanagement bij digitale transities, met concrete voorbeelden waarin gebruikersacceptatie, adoptie en stakeholderbegeleiding centraal stonden.
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar met projectmanagement binnen een overheidsorganisatie.

Competenties

• Resultaatgericht.
• Organisatiesensitief.
• Analytisch sterk.
• Proactief.
• Zelfstandig.
• Goede stakeholdermanager.