Projectmanagement officer

Functieomschrijving

Wij zoeken een ervaren PMO ter ondersteuning van het Programma Enterprise Cloud (Cloud Transitie) bij DUO in Groningen.

De PMO werkt nauw samen met de programmamanager, ontzorgt deze en neemt taken over in voorbereiding en uitvoering van rapportages, overleggen en documentatiebeheer.

Affiniteit met ICT-terminologie en snel eigen kunnen maken van vakinhoud is vereist om technische documenten en processen goed te ondersteunen.

De rol omvat zowel administratieve als coördinerende taken: van agendabeheer en notuleren tot access- en archiefbeheer, risicologging en nieuwsbriefverzending.

De PMO maakt deel uit van een pool binnen afdeling Project- en programmamanagement en kan na verloop van tijd op andere opdrachten worden ingezet.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Rechterhand van de programmamanager en vervanging bij afwezigheid.
• On-/offboarden van projectmedewerkers; beheer van toegangsaanvragen (RBAC via CA Identity Portal) en SharePoint-toegang.
• Beheren en up-to-date houden van digitaal archief (netwerkfolder), CT Wiki en stakeholdersoverzicht.
• Plannen, voorbereiden en notuleren van wekelijkse PMT, maandelijkse HPR en stuurgroep/Programboard; kwartaal sponsoroverleg voorbereiden.
• Bijhouden van risico-, issue- en configuratielogs; uitvoeren van documentatie-audits en leveren van input voor voortgangsrapportages (P&C Control/CIO).
• Organiseren van overleggen, workshops en evenementen (reserveringen, bezoekersmeldingen, catering) en beheer van de Cloud-mailbox en agenda.

Vereist profiel

• Enkele jaren ervaring als PMO of in een vergelijkbare project-/programmamanagementondersteunende rol.
• Aantoonbare affiniteit met ICT (begrippen, terminologie) en snel technisch inzicht om documenten en processen te doorgronden.
• Uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden; nauwkeurig in rapportages, notulen en archiefbeheer.
• Ervaring met tooling zoals SharePoint, SAP (urencodes), CA Identity of vergelijkbare access-managementsystemen is een pré.
• Sterke communicatieve vaardigheden in het Nederlands, proactief, dienstverlenend en in staat stakeholders aan te spreken en te coördineren.
• Flexibiliteit om in een pool te werken en na verloop van tijd op andere opdrachten inzetbaar te zijn.
• Standplaats: Groningen; werkplek en inzet in lijn met het Programma Cloud Transitie van DUO.

Eisen

• PRINCE II Foundation.
• Minimaal drie jaar relevante werkervaring in een project- of programma-omgeving.
• Minimaal 3 jaar affiniteit met ICT (terminologie).

Wensen

• Certificaat MSP Foundation.
• Ervaring met projecten binnen grote uitvoeringsorganisaties bij de overheid.
• IPMA-D gecertificeerd.
• Kennis van en ervaring met werken in een Agile omgeving en de Agile methodiek.

Competenties

• Proactief en zelfstandig.
• Nieuwsgierig.
• Kwaliteitsbewust.
• Verbinder.
• Innovatief of verandervermogen.
• Goede communicatieve vaardigheden.
• Uitstekende schriftelijke vaardigheden.
• Organisatie- en planningsvaardigheid.
• Stressbestendig.
• Inzicht in organisatorische en inhoudelijke samenhang.
• Het signaleren en analyseren van ontwikkelingen en problemen.
• Omgevingsbewust / Politiek gevoelig.