Projectmanagement Ondersteuner I&I

Opdracht

Als projectmanagementondersteuner bij I&I ondersteun je informatiemanagers, (ingehuurde) projectleiders en de teamleider bij de uitvoering van diverse ICT- en informatievoorzieningsprojecten binnen de Veiligheidsregio Utrecht.

Je houdt overzicht door projectplanningen en actielijsten bij te werken: wat is afgerond, wat staat gepland en waar ontstaan knelpunten; je bewaakt voortgang en signaleert tijdig risico's.

Je organiseert en bereidt overleggen en werkbezoeken voor, regelt locaties of online sessies, stemt agenda’s af en zorgt dat deelnemers goed voorbereid zijn.

Tijdens bijeenkomsten maak je heldere verslagen, noteer je actiepunten en werk je deze netjes uit in het digitale projectdossier; je bent de verbindende schakel tussen lijn- en projectwerk.

Je werkt op meerdere projecten tegelijk, schakelt met interne en externe stakeholders en draagt met jouw praktische en structurele aanpak bij aan een professionele projectstructuur binnen I&I en de bredere VRU.

Vereist profiel

• Aantoonbare ervaring in projectondersteuning of -administratie, bij voorkeur binnen ICT of publieke organisatie(s).
• Sterke organisatorische vaardigheden en oog voor detail; je bewaakt planningen en kunt priotiteiten stellen bij meerdere lopende taken.
• Communicatief vaardig: helder in notuleren, agenderen en afstemmen met verschillende stakeholders, zowel intern als extern.
• Proactieve, zelfstandige en praktische werkhouding: je signaleert knelpunten vroeg en pakt direct passende acties op.
• Ervaring met digitale projectdossiers en plannings- of samenwerkingstools (bijv. MS Planner, Teams, SharePoint of vergelijkbaar).
• Flexibiliteit en collegialiteit: je kunt snel schakelen tussen projecten en bent bereid om ondersteunend werk in de lijnorganisatie uit te voeren.
• Affiniteit met informatievoorziening en informatiebeveiliging is een pré; ervaring in een overheids- of veiligheidsregio-omgeving is wenselijk.

Eisen

• De kandidaat stelt zich voor in een persoonlijke motivatie en waarom deze geschikt is voor deze opdracht.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectondersteuner, projectmedewerker, projectsecretaris of PMO-medewerker.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het ondersteunen van diverse en gelijktijdige ict/IV projecten.
• Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden, organiseren en notuleren van project-, stuurgroep- of werkgroepoverleggen.
• Aantoonbare werkervaring met het bewaken van projectplanningen, actielijsten, voortgangsrapportages en projectdossiers.
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office-elementen.

Wensen

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectondersteuner, projectsecretaris of PMO-medewerker.
• Aantoonbare werkervaring binnen ICT-, informatievoorzienings-, digitaliserings- of automatiseringsprojecten.
• Aantoonbare werkervaring met projectmatig werken volgens een projectmethodiek, zoals PRINCE2, Agile, Scrum of vergelijkbaar.
• Aantoonbare werkervaring met het beheren van projectadministraties, projectdossiers, planningen en voortgangsrapportages.
• Aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie, veiligheidsregio of vergelijkbare publieke organisatie.
• Aantoonbare werkervaring met het organiseren en coördineren van bijeenkomsten, werksessies, projectoverleggen of bestuurlijke overleggen.
• Een aantoonbare afgeronde opleiding.
• Geen herleiding.
• Een mbo 4 opleiding.
• Een hbo bachelor opleiding.

Competenties

• Analyserend vermogen.
• Nauwkeurigheid.
• Samenwerkingsgericht.
• Plannen en organiseren.
• Integriteit.
• Resultaatgerichtheid.
• Servicegerichtheid.
• Kritisch.