Projectmanagement Ondersteuner I&I

Beschrijving

Veiligheidsregio Utrecht (VRU) is een samenwerkingsverband van 26 gemeenten dat zorg draagt voor veiligheid, crisisbeheersing en geneeskundige hulpverlening in de regio.

De afdeling Informatievoorziening & ICT (I&I) ondersteunt de organisatiebrede ontwikkelkoers richting informatiegestuurd werken en realiseert een ambitieuze ontwikkelagenda met geavanceerde ICT-oplossingen.

Het team Informatievoorziening bestaat uit informatiemanagement, informatiebeheer en functioneel beheer en werkt samen met informatieadviseurs, informatiearchitecten, data engineers en projectleiders.

Als projectmanagementondersteuner help je informatiemanagers en projectleiders bij het structureren van projecten: bijhouden van projectplanningen, actielijsten, rapportages en digitale projectdossiers.

Je bewaakt voortgang, signaleert knelpunten, bereidt overleggen en werkbezoeken voor, maakt heldere verslagen en verwerkt actiepunten zodat projecten efficiënter en professioneler verlopen.

Vereist profiel

• Opleiding op MBO+/HBO-niveau, bij voorkeur richting informatiebeheer, commercieel/organisatorisch of projectmanagement.
• Aantoonbare ervaring (bijv. 1–3 jaar) met projectondersteuning of projectadministratie binnen IT- of informatieprojecten.
• Vaardig met plannings- en samenwerkingshulpmiddelen (bijv. MS Office, Teams, SharePoint, Jira/Tooling voor projectbeheer) en snel lerend bij nieuwe systemen.
• Uitstekende schriftelijke en mondelinge beheersing van het Nederlands; je maakt heldere verslagen en communiceert professioneel met stakeholders.
• Proactief, nauwkeurig en organisatorisch sterk: je creëert overzicht, bewaakt deadlines en schakelt tijdig bij knelpunten.
• Samenwerkingsgericht en dienstverlenend: je ondersteunt meerdere projecten tegelijk en werkt goed samen met projectleiders, teamleiders en specialisten.
• Affiniteit met ICT, informatieprocessen en informatiebeveiliging is gewenst; ervaring in de publieke sector of veiligheidsregio is een pré.

Eisen

• De kandidaat stelt zich voor in een persoonlijke motivatie en waarom deze geschikt is voor deze opdracht.
• De motivatie dient geschreven te zijn door de kandidaat zelf.
• Voeg de geschreven motivatie samen met het cv om deze als één document te uploaden.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectondersteuner, projectmedewerker, projectsecretaris of PMO-medewerker
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het ondersteunen van diverse en gelijktijdige ict/IV projecten
• Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden, organiseren en notuleren van project-, stuurgroep- of werkgroepoverleggen
• Aantoonbare werkervaring met het bewaken van projectplanningen, actielijsten, voortgangsrapportages en projectdossiers
• Aantoonbare werkervaring met microsoft office elementen, benoem dit concreet in het cv.

Wensen

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectondersteuner, projectsecretaris of PMO-medewerker (25 punten)
• Aantoonbare werkervaring binnen ICT-, informatievoorzienings-, digitaliserings- of automatiseringsprojecten. Benoem hiervan een duidelijk voorbeeld in het cv (20 punten)
• Aantoonbare werkervaring met projectmatig werken volgens een projectmethodiek, zoals PRINCE2, Agile, Scrum of vergelijkbaar. Benoem dit duidelijk in het cv (10 punten)
• Aantoonbare werkervaring met het beheren van projectadministraties, projectdossiers, planningen en voortgangsrapportages. Geef hiervan een duidelijk voorbeeld in het cv (15 punten)
• Aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie, veiligheidsregio of vergelijkbare publieke organisatie (10 punten)
• Aantoonbare werkervaring met het organiseren en coördineren van bijeenkomsten, werksessies, projectoverleggen of bestuurlijke overleggen. Geef hiervan een duidelijk voorbeeld in het cv (10 punten)
• Een aantoonbare afgeronde opleiding (geen herleiding (0 punten); mbo 4 (5 punten); hbo bachelor (10 punten) )

Competenties

• Analyserend vermogen
• Nauwkeurigheid
• Samenwerkingsgericht
• Plannen en organiseren
• Integriteit
• Resultaatgerichtheid
• Servicegerichtheid
• Kritisch