Projectmanagement ondersteuner

Projectomschrijving

Let op! Deze aanvraag is niet bedoeld voor zzp-ers.

SSC-ICT zoekt een Project Management Ondersteuner (PMO) voor het VIP-traject: vervanging van ICT-infrastructuur op circa 160 buitenlandse posten van Buitenlandse Zaken.

De rol richt zich op heldere en tijdige communicatie, logistieke ontzorging van posten en het efficiënt plannen en boeken van reizen voor teams op locatie.

Belangrijke aspecten zijn het beheren van communicatiematrices, verzorgen van stuurgroepstukken, projectadministratie en het opstellen van voortgangs- en financiële rapportages en dashboards.

Er wordt samengewerkt met planners, posten coördinatie BZ en technische teams; diepgaande ICT-kennis is niet vereist, maar het kunnen stellen van de juiste vragen wel.

Taken en verantwoordelijkheden

• Bijhouden en onderhouden van communicatieplan/matrix; zorgdragen voor duidelijke interne en externe communicatie.
• Coördineren en zelfstandig boeken van reizen en aanvragen van visa; overzicht houden van aanvragen en afwegingen maken rondom geld, tijd en post-specifieke omstandigheden.
• Opstellen en verzorgen van stuurgroepstukken: agenda’s, verslagen, rapportages en dashboards voor stakeholders.
• Organiseren en beheren van projectdocumentatie voor projectadministratie en auditdoeleinden.
• Beheren van projectgegevens in tooling zoals FCC, TopDesk, TravelPoint, SharePoint, Teams en Confluence.
• Ondersteunen bij technische overleggen en zorgen dat benodigde informatie tijdig en begrijpelijk beschikbaar is.

Vereist profiel

• Ten minste Prince2 Foundation en/of PMP certificering (of aantoonbare ervaring met ICT-projectmanagement volgens deze kaders).
• Aantoonbare ervaring met grote projecten (duur > 6 maanden) binnen complexe organisaties, bij voorkeur binnen de Rijksoverheid.
• Ruime en bewezen ervaring met het zelfstandig plannen en boeken van (combinatie)reizen en afhandelen van visa- aanvragen, inclusief voorbeelden van afwegingen m.b.t. geld, tijd en postlogistiek.
• Ervaring met rapportages en dashboards: vertalen van systeemgegevens naar heldere voortgangs- en financiële rapportages voor stuurgroepen en stakeholders.
• Ervaring met gebruikte tooling (FCC, TopDesk, TravelPoint, SharePoint, Teams, Confluence) en het nauwkeurig bijhouden van projectadministratie.
• Goede communicatieve vaardigheden en het vermogen om prioriteiten te stellen en overzicht te bewaren onder druk.

Wensen

• Achtergrond of ervaring met ICT-infrastructuurprojecten.
• Ervaring binnen veranderende of groot- schaalige rijksprojecten en affiniteit met de publieke sector.
• Voorbeelden in CV of motivatie waarin duidelijk wordt hoe combinatiereizen, rustdagen, aankomsttijden en post-specifieke planning zijn georganiseerd.

Competenties

• Zelfstandig en nauwkeurig
• Daadkrachtig en organisatorisch sterk
• Overzicht bewaren en stressbestendig
• Sterk communicatief en administratief onderlegd
• Affiniteit met reizen en logistieke planning

Locatie en functie

Functie: SSC-ICT Projectmanagement ondersteuner (PMO)

Locatie: Den Haag, Zuid-Holland

Eisen

• Ervaring met ICT projectmanagement Prince2 foundation en PMP
• Ervaring met grote projecten (> 6 maanden)
• Ervaring binnen complexe organisaties en/of binnen de Rijksoverheid

Wensen

• Ervaring met ICT (infrastructuur) projecten
• Kandidaat begrijpt de opdracht en past binnen de organisatie

Competenties

• Zelfstandig
• Nauwkeurig
• Daadkrachtig
• Organisatorisch sterk
• Overzicht bewaren
• Stressbestendig
• Communicatief sterk
• Administratief sterk
• Affiniteit met reizen (vluchten, reizen boeken etc.)