Projectmedewerker ProjectManagementBureau - cluster SO

Jouw functie

Als projectmedewerker ben jij het eerste aanspreekpunt voor administratieve en facilitaire zaken en ontzorg je de projectmanager(s).

Je verzorgt agendabeheer, plant afspraken in, notuleert en bewaakt de voortgang van acties binnen uiteenlopende projecten.

Je coördineert en plant projectactiviteiten, signaleert knelpunten en draagt bij aan procesverbetering en herstructurering waar nodig.

Ad-hoc ondersteuning behoort tot je dagelijkse taken: van complex agenda- en vergaderbeheer tot organisatie van teamactiviteiten en bijeenkomsten.

Je schakelt snel, behoudt overzicht in hectische situaties en zorgt voor een goede communicatie- en informatiehuishouding binnen het projectteam.

Vereist profiel

• Resultaatgericht en servicegericht: je haalt energie uit het ontzorgen van het team en levert tijdig afgesproken resultaten.
• Proactief en initiatiefrijk: je komt met voorstellen, signaleert verbeteringen en onderneemt zelfstandig actie.
• Planmatig, accuraat en stressbestendig: je werkt precies, stelt prioriteiten onder druk en blijft rustig en professioneel.
• Zelfstandig en flexibel: je past je snel aan veranderende omstandigheden en schakelt eenvoudig tussen taken.
• Communicatief vaardig en adviesgericht: uitstekende beheersing van Nederlands in woord en geschrift, integriteit en verantwoordelijkheidsgevoel zijn vanzelfsprekend.

Locatie: Wilhelminakade 179, Gemeente Rotterdam

Afdeling: ProjectManagementBureau - cluster SO ADMINISTRATION

Eisen

• Je beschikt over minimaal een afgeronde opleiding op MBO4-niveau;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als projectmedewerker met ondersteunende werkzaamheden (zoals het voorbereiden, organiseren en ondersteunen van projectoverleggen, het ondersteunen van projectteams bij de opvolging van acties, het plannen van afspraken, het gestructureerd bijhouden van digitale projectdossiers) of een secretariële achtergrond, opgedaan in de afgelopen 5 jaar, of in een soortgelijke functie;
• Je hebt werkervaring met notuleren in een projectteam;
• Je hebt werkervaring met agendabeheer;
• Je hebt werkervaring met Microsoft Officeprogramma’s, waaronder Excel, Word, Outlook en MS Teams.

Wensen

• Je hebt werkervaring met het ontzorgen en ondersteunen van teams, waarbij je een significant verschil hebt gemaakt voor het team. Deze ervaring wordt onderbouwd met een concreet voorbeeld in je CV;
• Je hebt werkervaring met financiële processen, zoals het beheren van budgetten, het opstellen van kostenoverzichten of het verzorgen van facturatie, en kunt aantonen hoe je deze processen hebt ondersteund in een projectomgeving;
• Je hebt werkervaring met het organiseren van bijeenkomsten voor interne en externe betrokkenen;
• Je hebt werkervaring met het samenwerken met een projectmanager, waarbij je wekelijks overleg hebt en afstemt over de acties en taken
• Je hebt werkervaring opgedaan als projectmedewerker bij een overheidsorganisatie.